Prosjektstyring med MS Project

Jordnær, modulorientert tilnærming

Siden 1990-lanseringen av Microsoft Project, versjon 1.0, har den teknologiske plattformen vært på plass hos InterSoft A.S. I dag konkurrerer selskapet aggressivt og med hell med innarbeidede storpakker innen prosjektstyring.

MAGNE LEIN

-- InterSoft har som målsetting å være et ledende kompetansesenter og en ledende løsningsleverandør innen prosjektstyring og planlegging. Vi har komplette dataløsninger, og satser på oppdrag som sikrer aktiv medvirkning fra brukerne i utforming og innføring av en prosjektstyringsløsning, sier daglig leder Sjur S. Stumo, som etablerte selskapet i 1987 sammen med to kolleger fra den tidligere jobben (ICL).

InterSoft har i dag seks ansatte og er hundre prosent dedikert ovennevnte programvare fra Microsoft.

-- Målsetningen med denne type oppdrag er å lose en bedrift, eller en del av en bedrift, frem til et sikkert beslutningsgrunnlag for hvordan deres planleggingsløsning skal utformes, sier Stumo, og legger til at InterSoft har utviklet en konseptmal for hvordan man går fram i slike tilfeller.

Fleksibilitet

-- Med de nye versjonene av Microsoft Project har man etter hvert fått et modulorientert og fleksibelt verktøy for prosjektstyring og planlegging innen alt fra storbedrifter til mindre bedrifter og organisasjoner utenfor den tradisjonelle brukernisjen for slike dataverktøy, sier Stumo, og legger til:

-- Dette skalérbare konseptet har gjort at vi stadig oftere kommer i direkte inngrep med brukere nedover i oganisasjonene, påpeker Stumo. Og dette tror vi har virket forløsende i mange sammenhenger. Alt for ofte blir de store pakkene tredd nedover hodet på de kanskje viktigste aktørene. Så selv om entusiasmen har vært stor på toppen i organisasjonen, inklusive hos dataadministrasjonen, har man jobbet tungt på styringssiden, eller rett og slett gått i vranglås.

Moteord

-- Hva med denne type verktøy i forhold til overordnede ledelseskonsepter som business process reengineering, BPR, og totalkvalitetsledelse, TKL?

-- Prosjektstyring er uten tvil en av de viktigste prosessene i en organisasjon. Men vi er likevel ikke særlig glad i slike trebokstavers slagord. BPR- og TKL-konseptene ser fascinerende ut på papiret, men er vanskelige å forløse via tut og kjør-signaler fra toppen, uansett om man kaller det omlafting eller noe annet, sier Stumo. Han legger til:

-- Med vår tilnærming snakker vi jordnært og kjent med de aktuelle iversetterne. Når så de positive resultatene begynner å komme, brer gjerne entusiasmen seg utover i organisasjonen, fra et frø plantet solid inne i selve organisasjonen. Og det blir stadig lettere å sette i gang tilsvarende prosjekter andre steder i organisasjonen. Så selv om dette kanskje ikke er den teoretisk optimale BPR- eller TKL-oppstarting, er det i de fleste tilfeller den eneste som virker i praksis.

ProjectOffice

-- I mange bedrifter, hvor arbeidet allerede er prosjektorientert, er det et sterkt ønske om nedskalering av dagens tyngre systemer. Bedriftene ønsker fleksible løsninger som er enklere å bruke og enklere å tilpasse spesielle behov. Her tilbyr vi vårt ProjectOffice-konsept, sier markedsansvarlig Evelin Henriksen.

Hun legger til at konseptet er bygget på en moderne Windows klient/tjener-plattform og orientert mot den funksjonalitet man finner i standard applikasjonspakker.

Markedet

-- Vi deler gjerne markedet i to hovesegmenter; det nye markedet og det tradisjonelle, sier Evelin Henriksen. Hun legger til at antall nye brukere av styringsverktøy vokser i takt med at stadig flere orienterer seg mot nye planleggingsløsninger.

-- Disse bedriftene og organisasjonene har behov for assistanse i overgangs- og oppbyggingsfasen. I tillegg til at brukerne skal forholde seg til nye dataverktøy er selve planleggingen et eget fagområde som må læres. Prosjektstyring som arbeidsform må innføres som en prosess, påpeker hun.

-- De tradisjonelt prosjektorienterte bedriftene ønsker seg samtidig mer brukervennlige og bedre integrerte løsninger. Disse brukerne beveger seg bort fra å være etablerte prosjektteam med egne sekretærer, til å bli dynamiske, midlertidige arbeidsgrupper, hvor kommunikasjon og fleksibilitet står i fokus, sier Henriksen.

Kommunikasjon

-- Via utstrakt kursvirksomhet de siste fire årene, og et nært samarbeid med Microsoft, har vi opparbeidet en bred markedskontakt. Dette har gitt oss god innsikt i hva markedet etterspør, sier hun, og legger til at InterSoft, for å imøtekomme markedets behov for informasjon og kunnskap om planlegging og prosjektstyring, regelmessig arrangerer fagseminarer.

-- Vi har etablert Project PlanleggerForum for brukere av Microsoft Project. I dette fagmiljøet utveksles informasjon og erfaringer til gjensidig berikelse og nytte, påpeker hun.

Fremtiden

-- Dagens planleggings- og prosjektstyrings-verktøy vil bli mer og mer standardiserte. Dette til erstatning for skreddersydde løsninger, understreker Stumo.

-- Bedrifter vil trenge standardiserte, men fleksible løsninger, som er bygget på en standardisert, prosjektstyrings-teoretisk plattform. Brukerne trenger systematisk bistand ved innføringen av slike verktøy i organisasjonen, slik at den samtidig utvikles og fornyes, legger han til.

-- Kan du gi en skisse av hvordan samarbeidet utvikler seg rent konkret?

-- Vår erfaring viser at de fleste går gjennom tre faser i utviklingen: Fase 1 preges av interesserte og engasjerte individer som kjøper en Project- pakke og starter friskt, for selv å finne ut hvordan de kan løse oppgavene sine på en bedre måte. I fase 2 finner man ikke helt frem alene, og etterspør kurs; åpne kurs hvor bedriften bare sender én person, oftest han eller hun som etterpå skal være lærer for de andre. I fase 3 ser man behovet for å kunne gjøre de samme data tilgjengelige for bearbeiding i flere programmer, som til sammen løser et sammensatt behov. Bedriften trenger skreddersøm og tilpasning av prosjektstyringsverktøyet, slik at alt blir lettere tilgjengelig for standardiserte oppgaver. Flere fra samme bedrift går på kurs samtidig, men bruker Project individuelt og forskjellig i hverdagen.

-- Så står man foran fjerde fase: Hva er det virkelige behovet i bedriftene? Og svaret på det er: Felles planlegging i organisasjonen.

-- Flere må ha felles kompetanse, og felles standarder og filosofier må etableres, slik at bedriftens prosjekter kan konsolideres. Spørsmål som stadig dukker opp og krever svar er: Hvordan er ressursbelegget i vår bedrift ? Eller: Hvordan går våre prosjekter totalt sett? Spørsmålene stilles fra ledelsen, med krav om svar!

LOS

-- For vellykket implementering av timeregistrering og prosjektoppfølging er det nødvendig at det etableres en filosofi som forstås og etterleves av dem som berøres. En slik filosofi kan ikke vedtas og bestemmes, påpeker Stumo.

InterSoft har utviklet et program, "LOS: Lede Opp til Sikkerhet",

som beskriver hvordan en slik prosess bør gjennomføres, trinn for trinn, for å sikre en riktig start, styrt gjennomføring og at det ønskede resultatet nås.

LOS-programmet henspiller på at deltagerne gjennom arbeidet får et sikrere underlag for beslutning av hva som er riktig for deres organisasjon. En LOS-prosess gjennomføres som et prosjekt over en tidsperiode på 2 - 4 måneder, av en referansegruppe som brukeren selv utnevner. Gjennom LOS tilføres referansegruppen operativ evne til å bruke siste versjon av Microsoft Project, det vil si versjon 4.0.

JORDNÆRHET: Sjur S. Stumo, daglig leder i InterSoft, er ikke glad i alskens trebokstavers moteord på ledelsessiden. De virker fremmedgjørende overfor dem som skal sette intensjonene ut i livet, nedover i organisasjonen, mener han. (Foto: M. Lein)
NYORIENTERING: Evelin Henriksen, markedsansvarlig i InterSoft, påpeker at selv etablerte brukere av dataverktøy for prosjektering og planlegging nå orienterer seg bort fra de store programvare-pakkene, over mot mer fleksible, modulære

Artikkel automatisk generert, 7/2-95 cw@oslonett.no