Et langt skritt frem

---

Med versjon 4.0 er Notes blitt et bunnsolid produkt som kan brukes til å bygge svært tunge systemer. Det er fortsatt en utfordring å lage og støtte et Notes-miljø, men mulighetene rettferdiggjøre driftskostnaden.

---

Lotus Development Corp., som nylig ble kjøpt opp av IBM, gjør et stort skritt framover med slippet av Notes versjon 4. I denne viktige oppgraderingen er nesten alle funksjoner i Notes versjon 3 utbygget, samtidig som versjon 4 inneholder en hel del nye ting. Resultatet er virksomhetsvid gruppevare, og et miljø for meldingsformidling og utvikling med innebygde tilkoplinger til internettet.

Notes versjon 4 har mer å by på både for nybegynnere, storbrukere, administratorer og utviklere. Notes har et digert kundegrunnlag, og det har vært reist spørsmål om hvorvidt det er plass til Notes i World Wide Web-alderen. Som tilsvar har Lotus vevd i en integrert internettløsning i det nye Notes.

I tillegg har bygget ut kapasiteten når det gjelder maskinvare og operativsystemer. Det er nå både mulig og ganske enkelt å lage og ta i bruk flerplattformsapplikasjoner som kan arbeide mellom RISC- og CISC-arkitekturer som kjører OSene Unix, OS/2 eller 32-bits MS Windows.

Etter å ha brukt Notes 4.0 i flere måneder, kokte vi ned de flere hundre nye funksjonene i 4.0 til fire kategorier: anvendelighet, administrasjon, tilkoplingsmuligheter, og applikasjonsutvikling.

Anvendelighet

Databasevinduene er nå delt inn i to ruter. Hensikten er bedre overblikk. Venstre rute viser opplysninger om databasens mapper og design, mens høyre rute viser en liste med de valgte databasedokumentene. I en tredje rute kan du se på en forhåndvisning av dokumentet nederst i vinduet.

Navigeringen er blitt ganske intuitiv med dette nye designet, men det er på ingen måte slik at behovet for opplæring blir helt borte. En elementær innføring må beregnes til minst én dag. Er det først gitt en skikkelig innføring, bør det nye grensesnittet imidlertid kunne lempe en smule på behovet for støtte blant sluttbrukerne.

Nytt i versjon 4 er databasemapper. Disse kan brukeren lage på sparket for å forenkle organiseringen av databasens innhold. Mappene bygger videre på kategoriene i versjon 3, som fortsatt kan brukes i versjon 4. Til forskjell fra kategoriene, vil imidlertid mappene forbli der selv om de er tomme.

I versjon 4 kan brukeren dessuten tilpasse oversikter på sparket, med utgangspunkt i rettigheter som er tildelt av utvikleren. Brukeren kan for eksempel regulere bredden på en kolonne uten å ha tilgangsrettighet til databasen på designernivå.

I og med mappene og rutene fullbyrdes et av hovedmålene med, nemlig et enhetlig grensesnitt for Notes Mail og cc:Mail. Brukere av cc:Mail kan hoppe rett inn i Notes Mail og dra fordel av dette systemets klient/tjener-teknologi.

Neste suksess når det gjelder anvendelighet, er innføringen av agenter. Disse likner makroer, men er langt mer anvendelige og fleksible. Uten å lære seg programmeringspråkene i Notes, kan en bruker gjennom et ganske enkelt grensesnitt lage agenter som automatiserer en rekke forskjellige oppgaver, fra å søke i databaser til å slette postmeldinger fra en angitt bruker.

Det finnes flere ferdiglagde agenter for vanlige oppgaver. En som falt ekstra godt i smak, var "ute til lunsj"-meldingen -- et skreddersydd utgående postmelding som genereres til all mottatt post. Men agenten kan selvfølgelig endres, slik at en melding for eksempel fra sjefen får et separat ferdiglaget, og mer positivt svar.

Det er også enklere å lage postmeldinger, takket være en forbedret tekstbehandler. Høyre museknapp brukes mye, sammen med ikoner og handlingslinjer.

Handlingslinjene inneholder kontekst-avhengige knapper for vanlige oppgaver, som å lage svar i en diskusjonsdatabase. I motsetning til knappene i versjon 3, som var tilgjengelige bare Notes-skjemaer, er handlingslinjene tilgjengelige både i skjemaer og oversikter.

Takket være den permanente pennen, går det også som en drøm å legge kommmentarer til et dokument. Med denne kan brukerne legge kommmentarer til eksisterende tekst med forhåndsdefinerte farger og skriftnavn hvor som helst i teksten. Tilsvarende oppgave i versjon 3 krevde hyppige besøk til tekst/skriftnavn-menyen for å endre utseende på hver kommentar manuelt.

Replikeringsgrensesnittet -- selve hovedpulsåren i Notes klient/tjener-kropp -- er også betydelig forbedret. I versjon 4 innføres arbeidsområdet Replikering, som man kommer til via et skilleark på skrivebordet. Mens brukerne fortsatt kan velge en selektiv databasereplikering, gir arbeidsområdet Replikering et grafisk sammendrag av brukerens replikeringsvalg. Brukeren kan observere hver enkelt database som skal replikeres samt status for en pågående replikering.

Replikerinsvalgene er også forbedret. I versjon 4 skjer replikeringen på databasefeltnivå. I versjon 3 resulterte en endring i et hvilket som helst felt i et dokument i at hele dokumentet ble replikert. Den selektive replikeringen gir også langt større muligheter, idet brukerne grafisk kan velge å replikere et delsett av dokumenter som de vil replikere.

For den som er mye på veien, kan disse endringene gi store besparelser både i tid og penger, ettesom oppringingstiden blir kortere.

Brukere med "overbefolkede" Notes-skrivebord vil sette stor pris på muligheten til å stable Notes' databaseikoner. I versjon 3 krevde hvert databasereplikat sitt eget ikon. I versjon vises et enkelt ikon med en pil øverst i venstre hjørne. Ved å klikke på pilen, får man fram en liste med tilgjengelige plasseringer av den aktuelle databasen. Lokale og serverbaserte replikater av en brukers postdatabase opptar nå bare ett ikon på skrivebordet. Resultatet er langt ryddigere Notes-skrivebord.

Nesten nirvana

Server-replikeringen blir dessuten behjulpet av symmetrisk multiprossesering. Dermed kan man aktivere flere replikeringssesjoner samtidig. Testmaskinen vår var forresten en boks med en enkelt prosessor.

Foruten skalerbarhet og ytelse, tilgodeser Lotus den daglige administrasjonen av Notes-nettverk med en rekke nye verktøy og funksjoner. De fleste av disse funksjonene er sentrert rundt det nye kontrollpanelet for administrasjon. Dette gir administratoren sentralisert tilgang til alle servere i et Notes-nettverk. Blant funksjonene som kan administreres gjennom dette panelet er administrering av brukere og grupper, oppdateringer av adresselister, tillegg eller endringer i sertifisering og vedlikehold av databaser.

Flere mangler i administrasjonen i versjon 3, er rettet opp i versjon 4. En av disse er vedlikehold av tilgangskontrollisten. Tilgangskontrollistene definerer hvem som får tilgang til en database og på hvilket nivå (etter hvilken funksjon vedkommende har). I versjon 3 var det mareritt å distribuere og tvinge gjennom disse rettighetene i store organisasjoner. Den grafiske tilnærmingen i versjon 4 gjør oppgaven langt enklere. En ekstra agent for listen synkroniserer endringer i adresselisten med endringer tilgangskontrollisten. I versjon 3 blir ikke endringer i adresselisten formidlet til databasene automatisk, og dermed blir nøyaktigheten dårligere.

I versjon 3 kan alle med tilgang til en lokal database lese dataene i den, til tross for at alle tilgangskontrollister kan hindre dette på en Notes-server. I versjon 4 er altså denne sikkerhetslekkasjen rettet opp, ettersom tilgangskontrollen lar seg tvinge gjennom også lokalt.

En annen forbedring av sikkerheten gå ut på en administrator, designer eller bruker kan deaktivere muligheten til å videresende, skrive ut eller kopiere et dokument til utklippstavlen. I versjon 3 er det like enkelt å videresende et konfidensielt dokument som å klippe og lime vanlig tekst. Men nå kan brukerne altså definere «bare se, ikke røre» for meldingen sin, og være trygge i sin sak.

For den lett nervøse adminsitrator som stadig må vokte sin diskplass på Notes-serveren med omhu, er det i versjon innført en funksjon kalt «Single Copy Object Store», som lenge har vært inkludert i cc:Mail. Som navnet tilsier, sørger «Single Copy Object Store» for at bare én, sentral kopi av en melding blir sendt til flere brukere på en server, i stedet for at det blir sendt hele duplikatfiler som i tidligere versjoner.

Databaseadministrasjonen er også blitt bedre. Skulle du samle inn statistiske opplysninger om en bestemt database i versjon 3, måtte du først tilføye dem til arbeidsområdet, deretter utføre analysen og så gå gjennom loggfilen.

Disse funksjonene er nå samlet i verktøyet Databaseanalyse, som gjør det enkelt å undersøke en database og eventuelle replikater uten uten at man behøver å gå veien om arbeidsområdet. Loggfilene kan dermed sentraliseres, slik at det blir enklere og gå gjennom og analysere dem.

V 4-databaser kan være på inntil 4GB, mens grensen var 1 GB i versjon 3. Men du kan også selv fastsette en maksimal databasestørrelse, som en særlig sikkerhetsmekanisme i forhold til manglende diskplass. Serveren som skal brukes bør uansett ha så mye diskplass som mulig. Notes krever 120MB for serverinstallering, og minst 30MB for klientmaskinen, og da er ikke plass til databaser medregnet.

Tilkoplinger

Versjon 4 byr på muligheter for tilkopling til internettet for store og små bedrifter. Den gir brukerne tilgang til Web, FTP og nyhetsgrupper fra arbeidsområdet i Notes.

Notes-databaser kan automatisk konverteres til HTML for tilgang til Web, mens eksterne Web-adresser kan konverteres Notes-databaser til intern bruk. Og mens de først var i gang, tilføyde Notes-utviklerne en mulighet for å replikere med andre Notes-servere over internettet som sertifisert eller anonym klient.

For dem som gjerne vil tilby klientene Web-tilgang, er versjon 4's InterNotes Server en kjærkommen velsignelse av flere grunner. Første konfigurering er f eks såre enkel. Det tok oss 15 minutter å være oppe og i gang i testmiljøet.

Alt som trengs er laste ned en prosess på serveren og sette inn en Notes-database fra en standard versjon 4-mal. Brukerne går til denne databasen på vanlig måte, og blir presentert for en hjemmeside i punktgrafikkformat. TCP/IP kan installeres på serveren og aktiveres i Notes. Det mao ikke nødvendig å installere disse på klientmaskinen. Vår testklient fikk tilgang til serveren via NETBEUI, mens Notes-serveren rutet forespørslene til TCP/IP-porten i Notes.

Dette innebærer at organisasjoner med et "tradisjonelt" operativmiljø med Windows 3.1 og IPX/SPX ikke trenger å kjøpe inn, installere og støtte TCP/IP-klienter eller server-gatewayer og Web-lesere. Og siden Notes støtter oppringingsbruk, kan mobile Notes-brukere få fjerntilgang til internettet. Tyngden i infrastrukturen blir belastet serveren, ikke brukermaskinene.

Før versjon 4 var en postgateway for SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) en valgfri tilleggsfunksjon. Nå er imidlertid en meldingstransportagent for SMTP inkludert i serverpakken. Denne gatewayen kan brukes internt til kommunikasjon med et sekundært postsystem eller koples direkte mot internettet.

Lotus har også tilføyd støtte for postklientene Messaging API (Microsoft) og Common Mail Calls (X.400 API Association), i tillegg til selskapets egne Vendor Independent Messaging. Utover dette gir Notes direkte støtte til Exchange-klienten som leveres med Windows 95. Det gikk glatt å sette opp Microsoft Exchange på vårt Windows 95 til sende og motta Notes-post.

Og endelig, selve kronen på tilkoplingsverket: versjon 4 støtter videreruting for server via oppringing. Dermed kan du faktisk laste ned e-post mens du er ute og reiser.

Sett at en melding inneholder tre hypertekst-pekere. Dessverre er alle pekerne knyttet til dokumenter på forskjellige servere. Selv om du har telefonnumrene til de andre serverne, tar det i versjon 3 en aldri så liten evighet å navigere seg gjennom meldingen mens du kopler deg til å fra de forskjellige serverne.

Videreruting for servere gjør det mulig for en bruker og ringe opp en enkelt server og kople seg på alle tilgjengelige servere på Notes-nettverket. Altså gir ett telefonnummer tilgang til hele miljøet.

Videreruting kan brukes for nettverksbaserte brukere som kjører forskjellige protokoller, slik tilfellet var i vår testing av InterNotes-tilgang. Fordi vi arbeidet i et miljø med bare én Notes-server, kunne vi ikke dra fordel av den nye funksjonen. Applikasjonsutvikling og arbeidsflyt

En svak side ved tidligere Notes-versjoner, har vært det umodne "programmerings"-språket. Disse enkle "@formlene" var mer av en arv fra regnearket Lotus 1-2-3 enn et seriøst forsøk på å lage et nytt, strukturert og nyttig programmeringsspråk.

Disse @formlene, som fortsatt støttes og er videreutviklet i versjon 4, er forsatt forvirrende og frustrasjonsskapende. Mangelen på et innebygd skriptingsspråk i Notes gjør at man får belage seg på å bruke Notes' API. Men om Notes' API har de programmeringsmuskler som en seriøs applikasjonsutvikling for arbeidsgrupper krever, er det likevel plattformspesifikt. Notes' API-kode som er utviklet for OS/2, må for eksempel rekompileres hvis den portes til en Unix-variant.

Utvikling

Utvikling av Notes-applikasjoner i versjon 4 er ganske ulikt fra i tidligere versjoner. I versjon 3 var det mye som gikk på «prøve og feile»-metoden når man skulle designe databaser. Etter å ha gjort en endring, måtte man lagre den, avslutte designfunksjonen og deretter prøve ut endringen.

I versjon 4 er designprosessen tett integrert med tilnærmingen til en utvikling som gjøres gjennom flere vindusruter.

Endringene kan skrives inn i én rute, og umiddelbart prøves ut i feilsøkingsmodus i en annen. En «flytende» boks for innstillinger kan brukes til å hente inn detaljerte opplysninger om databasen og dens design.

Notes-databasenes design er også utvidet. I versjon 4 er lagt til støtte for flere linjer i databaseoversiktene, i motsetning til den avkuttede teksten i versjon 3. En utvikler kan også veilede brukerne gjennom en rad ikoner eller punktgrafikkbilder, istedenfor å bruke en standard tekstnavigering.

Et kart kan for eksempel virke noe mer innbydede enn en liste over byer inndelt etter salgsområde. Notes støtter ellers Microsofts OLE 2.0 som klient- og server-applikasjon. Informasjonen kan flyte mellom Windows-applikasjoner og Notes-dokumenter og -felt.

Etter som flere applikasjoner blir OLE 2.0-kompatible, kan Notes brukes som arbeidsflytverktøy til lagring og formidling av informasjon fra forskjellige kilder.

I versjon 4 er det dessuten langt enklere å forstå og utvikle arbeidsflytfunksjonene. En av de nye standard databasemalene -- dokumentbiblioteket - gir et verktøy for registrering av arbeidsflyt som kan brukes av en rekke applikasjoner. Brukerne kan lett velge hvordan et dokument skal rutes gjennom en arbeidsgruppe eller en hel organisasjon, og kan følge med dokumentet på ferden.

I vårt test-Notes-nettverk bestemte vi at et dokument skulle rutes til tre Notes-brukere. Etter å ha valgt hvordan vi skulle rute dokumentet, serielt i dette tilfellet, valgte vi brukerne fra den felles adresselisten.

Etter at dokumentet hadde kommet hver av mottakerne i hende, ble dokumentets opphavsperson gitt melding om at prosessen var fullført. Denne enkle automatiseringen er tilstrekkelig for minst halvparten av papiret som krysser vårt skrivebord hver dag. Men også når det gjelder mer kompliserte behov, er de generelle metodene for å designe arbeidsflytapplikasjoner forbedret.

Artikkel automatisk generert, 08/02-96, kl. 22.17 cw@oslonett.no