Saga først på konsernnivå

---

-- Saga er det første store selskapet som innfører elektronisk dokumentforvaltning fra topp til bunn i organisasjonen, sier Ove Evensen, prosjektleder i Saga Petroleum.

---

Saga har delt implementeringen inn i delløsninger. Egenproduserte dokumenter, mottak av elektroniske dokumenter, mottak av papirdokumenter og arbeidsflyt.

-- Visjonen vår er direkte og enkel tilgang til nødvendige data og dokumenter fra den enkeltes arbeidsplass. Men det er tuklete å drive med dette. Alle har bruk for det, men ingen kan sette ord på hva de trenger. Det ligger derfor en stor utfordring i å motivere organisasjonen, samt å finne en stabil løsning, sier Evensen.

Det er store kontrakter det er snakk om når et slikt produkt skal implementeres i de store selskaper. Elektroniske dokumentforvaltnings-systemer har en pris på omlag 5.000 kroner per bruker. I Sagas tilfelle vil det da være snakk om en kontrakt på omlag fem millioner kroner. Kampen mellom leverandørene om kontraktene er derfor tøff. I dag finnes det mange forskjellige alternativer å velge mellom for brukeren.

Selvutviklet

Norsk Hydro gjorde en del undersøkelser før gjennomføringen av prosjektet. Her fant de ut at arkiv-eierne var meget fornøyd med gjenfinningen i sitt eget arkiv og misfornøyd med andres arkiv.

-- Dette viser at arkiver i dag er relatert til personer, sier Petersen.

Hos Norsk Hydro på Raftsnes vil to personer ta imot og åpne alle brev. Brevene scannes, avsender og mottaker registreres og brevet sendes videre til mottaker. Som oftest er ikke den personen som åpner brevene kompetent nok til å legge inn søkeord og emner, da gjøres dette av den endelige mottaker som også legger til tilleggs-referanser.

-- Vi har lagt spesielt stor vekt på brukervennlighet. Systemet må ha en så lav brukerterskel som mulig. Samtidig må det samspille med de verktøy som er i bruk og som er planlagt i organisasjonen. Og det er viktig at systemet samspiller med E-mail-systemet som er i organisasjonen.

Norsk Hydro regner med mange fordeler i kjølvannet av implementering av elektroniske systemer.

-- Det blir enklere å finne fram i håndbøker, lettere å finne fram til eldre dokumenter, postgangen blir enklere, mindre papir, sikkerhet for alltid å ha tilgang til siste dokument. Og sist men ikke minst gir det muligheten til en helt annen arbeidsflyt, sier Petersen.

                    Alternativer

Produkt:			Leverandør:

PC Docs AS EDB

Saros Mezzanine Innovative Visjon

Curo Alladdin

Open Image Link/Proarc GPI/Software Innovativ

DM/2 Intergraph

Softsolution Novell

Doculive Siemens Nixdorf AS

Linkworks Statens Datasentral

INDEKSERING: Dette er dialogboksen for manuell indeksering i Open/Image Link fra GPI. Her legger du inn søkenøkler, emner og beskrivelser.

Artikkel automatisk generert, 19/10-95, kl. 19.56 cw@oslonett.no