Enorme gevinster

De største selskapene innfører elektronisk arkiv

---

Tiden er moden for innføring av elektronisk arkiv. Det er enorme effektiviserings-gevinster å hente. Saga Petroleum regner med en gevinst på 60 millioner kroner per år. Selskapene lover at det ikke skal medføre noen oppsigelser.

---

Leverandører av elektroniske arkiver opererer med en effektivisering på opptil 20 prosent. Effektivisering av arbeidsprosessen vil igjen frigjøre arbeidskraft. Og det er et stort potensiale for omplassering og restrukturering av arbeidsstokken.

-- Ingen skal miste jobben på grunn av innføring av elektroniske arkiver, men en del vil kanskje få andre arbeidsoppgaver, sier Einar Petersen, prosjektleder for innføringen av elektronisk arkiv i Norsk Hydro på Raftsnes.

Heller ikke Saga vil si opp noen i forbindelse med innføring av elektronisk arkiv.

-- Sentrale arkiv-oppgaver overfører vi til linjen. Jeg regner med at vi vil få en kaskade-effekt med nye arbeidsoppgaver i kjølvannet av denne desentraliseringen. Personene som tidligere var dedikert til arkivering må ut i linjen og drive tilrettelegging og brukerstøtte. Ingen vil miste jobben sin, fastslår Kari Opheim, seksjonsleder i Informasjonssenteret i Saga Petroleum.

-- Det er utrolige gevinster å hente ved mer effektiv jobbing. Vi har regnet ut at vi vil ha en nytteverdi på 60 millioner kroner per år etter full installering, sier Ove Evensen, prosjektleder for Eldof som er prosjekt for innføring av elektronisk dokumentforvaltning i Saga Petroleum.

Modent

-- IT-brukerne i de store selskapene fant ut at dokumentforvaltning må rasjonaliseres. Dokumentene finnes i så mange forskjellige formater og man klarte rett og slett ikke å trekke veksler på all informasjonen, sier Odd Petter Magnussen i Innovativ Vision, leverandør av Saros dokumentforvaltningssystem.

-- Det er først nå at markedet og produktene er modne. Produktene har ikke tidligere vært bra nok. Av de vi har sett på nå i høst har jeg et godt inntrykk av det meste, sier Evensen.

Det er oljeselskapene med sine strenge krav som har kommet lengst.

-- Petroleum-industrien har et stort krav fra myndighetene når det gjelder å vise til rutiner, fremfinnelse og prosedyrer. Dette er et ledd i Norsk Hydros ISO-sertifisering, sier Einar Petersen, prosjektleder for innføringen i Norsk Hydro.

-- Oljeselskapene har en vanvittig mengde med informasjon. Og medarbeidere i oljeselskaper er intense brukere av denne informasjonen, forteller prosjektleder Ove Evensen i Saga Petroleum.

Nå har også bank og forsikring kommet på banen.

--Alle store bedrifter har nå satt elektroniske arkiver og dokumentforvaltning på dagsorden. Oljeselskapene har kommet lengst, men også bank og forsikring har begynt å røre på seg. Bank og forsikring er mer konservative og sene på avtrekkeren, sier Magnussen.

                    Elektronisk arkiv

Lagrer dokumenter, tegninger, bilder, levende bilder og lyd i elektronisk
form.

Gir muligheter for elektronisk søk etter ønskede dokumenter via søkenøkler og
emne.

Mulighet for oppfølging av et dokument eller tegning gjennom flere
revisjoner.

Via adgangskontroll sørger for at bare autoriserte personer får tilgang til
journalføring og dokumenter.

EGET: Prosjektleder Einar Petersen er i ferd med å implementere et egenutviklet elektronisk arkiv i Norsk Hydro på Raftsnes. (Foto: Knut Gjernes)