-- Din plass henger der oppe

Gode Gud for en arbeidsplass

Kompromisser, skjermer og vegger er bannelyst i den Svenske kirken. Radikale løsninger bringer kirkens kvinner og menn inn i fremtiden uten en fast kontorplass.

BRITT WANG LøVVIK

Her er det ingen dører du kan lukke, ingen private hyller og skuffer som viser besøkende hvem du er og hvilke interesser du har. Vil du se hvordan Sveriges eldste bedrift jobber, må du løfte hodet og vende blikket oppover. Der oppe i taket henger kontoret.

Sist Den Svenska Kyrkan opplevde en revolusjon var i 1527 da Kong Gustav Vasa utnevnte seg selv til kirkens overgode. Nå er det en ny revolusjon på gang. Den Svenske Kirken har ikke lenger det etablerte forholdet til staten å støtte seg på, og kirken må selv forandre seg.

Informasjonssjef Gösta Yngvesson i den Svenska Kyrkan har ingen fast arbeidsplass å gå til når han kommer opp i femte etasje i et gammelt bygg midt i Uppsala. Det eneste han vet med sikkerhet er at trillearkivet står på plassen sin i garasjen.

Under taket henger PCen og arbeidsplassen. På gulvet drar de ansatte sine mobile arbeidsplasser etter seg.

Dersom Yngvesson er først på jobben i dag kan han velge hvor han vil sitte. En vindusplass med utsikt til kirken? Eller skal han ta en strategisk plass midt i rommet slik at han har oversikt med avdelingens 11 ansatte?

Det fleksible kontoret

Fremtidens kontor er av svensk opprinnelse og alle som tenker nytt innenfor begrepet kontor, valfarter til Digital i Stockholm der de har tatt skrittet helt ut og skapt et kontor for fremtiden.

-- Vi ble litt skremt av hva vi så hos Digital, innrømmer Yngvesson.

-- Men vi fikk djerve visjoner også. Samtidig var vi flere som lurte på om det var nødvendig å være like radikale.

Resultatet av besøket hos dataselskapet var etter en del nøling at informasjonsavdelingen besluttet at de ville arbeide i et åpent, fleksibelt miljø hvor effektiv kommunikasjon mellom medarbeiderne er godt tatt vare på.

-- Ta en titt på din egen pult, i skap og skuffer. Hvor mye av det du ser kan du klare deg uten, spør Yngvesson.

-- For ikke å snakke om alle hyllemetere med uunnværlige permer. Det var en tøft for oss å innse at for å forandre vår arbeidsmåte måtte vi skille oss fra vårt eget kontor med sine hyller og skuffer.

Den avgjørelsen maktet ikke kirkens folk selv. De skaffet profesjonell ryddehjelp.

Hemska Helena

Informasjonsavdelingen jaktet etter noen som kunne lære papirsamlerne hvordan man kvitter seg med oppsamlet fortid.

-- Vi fant Helena på IBT (Institute for Business Technology). Etterhvert som hun snudde arbeidsplassen vår på hodet og tok fra oss det kjæreste vi hadde, døpte vi henne til "hemska Helena". Mitt eget "kjekt å ha" skap ble ribbet til skinnet og jeg sto naken tilbake, forteller Yngvesson.

IBT har innledet et samarbeid med Digital Equipment Europa på området "Det fleksible kontor". I Sverige har det ført til 6-7 prosjekter hvor ny teknologi er tatt i bruk for å gjøre arbeidssituasjonen mer fleksibel for den ansatte. IBT deltar også i arbeidet med å endre atferdsmønstret til ansatte som skal bruke fremtidens kontor.

Å endre vaner er ifølge Yngvesson noe av det vanskeligste som finnes. Men det hjelper at noen passer på deg og forteller deg hva som skal til for å bli en mer effektiv medarbeider, mener Yngvesson som ikke ville ha klart seg uten Helena.

Ny rolle for PCen

Datamaskinen er ikke din lenger. Programvare du til nå bare har lekt deg med kan du like gjerne ta med deg hjem. For på arbeidsplassen din er det ikke lenger plass til den. Og dersom du har for vane å klistre på merkelapper eller stable toppen av skjermen full av kosedyr, kan du like gjerne innse det først som sist. Det siste personlige snevet av din tidligere svært så personlige datamaskin er vekk.

For nå senkes maskinen ned fra taket. Og på tre minutter er en ny arbeidsplass skapt. Det eneste du fortsatt har som bare er ditt er brukernavn og passord.

Datamaskinen får en ny rolle på fremtidens kontor. Den troner ikke lenger som en fastmontert sjef på ditt eget skrivebord, men den er blitt et arbeidsredskap som flytter med deg enten du jobber ute, hjemme eller på kontoret.

For den Svenske kirken ble spørsmålet om datautrustningen sentral. Informasjonsavdelingen bestemte seg for å handle offensivt og delta i planleggingen av sin egen arbeidsplass.

-- Både data- og forvaltningsdirektøren stilte seg bak avdelingens ønske om å være pionerer, slik oppnådde vi topp utstyr og den plassen vi trengte, forteller Yngvesson.

-- Våre bærebare maskiner og husets moderne datanett med elektronisk post er en av de mest positive faktorene som har påvirket både trivsel og effektivitet, sier Yngvesson.

Trillevognen

Valg av møbler tok utgangspunkt i at hver mann skulle klare seg med minst mulig. Ikke fordi at det først og fremst skulle spares penger, men fordi arbeidsplassen skulle bli mest mulig effektiv. Tvert i mot, mener Yngvesson.

De møblene som ble innkjøpt til den Svenske kirken er spesiallagde møbler som møbelindustrien ikke er i stand til å levere på dagen sier Yngvesson med klar adresse til møbelfabrikantene.

Behovet for plass er redusert fra 35 kvm til 10 kvm per person. Det er den plassen du skal installere deg på for dagen. Hvem som kommer til å sitte rundt deg vet du ikke før resten av dine kollegaer kommer trekkende med sine små rullevogner.

Rullevognene, eller arkivskapene på hjul, har sovet natten over innelåst i et skap som til forveksling ligner et garderobeskap uten bunn. I arkivskapet oppbevares det som er av egen papirbasert informasjon, i hengemapper eller på en liten hylle i skapet.

Samtidig med at medarbeideren låser ut sin trillevogn, er det et signal til sentralbordet om at vedkommende har innfunnet seg på jobb. Hun er en av to som har fast arbeidsplass i informasjonsavdelingen.

Lydløst

Mange mennesker på ett gulv uten vegger og hvor mye av jobben gjøres ved hjelp av telefonen, skulle tilsi at lydnivået nådde uakseptable høyder.

Konseptet fremtidens kontor tar hensyn til lyden og demper den gjennom innredning som trær og grønne oaser i kontorlokalet. Ikke en gang en eneste skingrende telefon er å høre.

-- Hver medarbeider har en trådløs telefon på seg. Denne fungerer innenfor husets fire vegger, og fordelen er at vi alltid tilgjengelig på telefon, samtidig som vi har eliminert støykilden, sier Yngvesson.

Dersom det innkommende samtalet er av det mer følsomme slaget, er det lett å forflytte seg.

-- Det mest positive er at vi bestandig er så nærme hverandre. Det er utrolig hvor mye tid vi sparer på å slippe å ha vegger mellom oss, sier Yngvesson.

Han medgir imidlertid at det er tilfeller hvor det er nødvendig å kunne snakke uforstyrret. Derfor finnes det et "tyst rom" i glass som er fullstendig lydisolert. Her kan man ta de samtaler som ikke egner seg for plenum.

Yngvesson mener at det er viktig å skape en kultur på den nye arbeidsplassen. Det betyr at de ansatte selv har laget visse kjøreregler for hvordan de vil ha det i hverdagen sin. Det snakkes lavt og det legges vekt på å lære seg å tyde kollegaens kroppsspråk.

-- Vi ser på hverandre før vi forstyrrer. Dessuten respekterer vi at dette er en arbeidsplass. Derfor er private samtaler innskrenket til de mest nødvendige. Vi trenger ikke å høre hvordan gamle mamma har det i dag.

GAMMELT HUS: Svenskene går oftere til gudstjeneste enn på kino, og forholdet mellom kirke og stat har forandret seg. På riksplan besluttet kirken seg for å samle alle sine virksomheter til ett hus. Et åpent miljø og rullearkiver revolusjonerte arbeidsmåten. (Ill.foto: Britt Wang Løvvik)

I TAKET: Trekk datamaskinen ned fra taket, og det er skapt en ny arbeidsplass. (Foto: Digital)

STILLHET: I et lydtett glassbur kan man enten søke fred og ro, eller ta samtaler som ikke egner seg i forsamlingen. (Foto: Mercantum)

GARASJEN: Her parkeres rullearkivet for natten, eller hvis medarbeideren er ute av huset. Det er forbudt å beslaglegge en arbeidsplass dersom du selv ikke er tilstede. (Foto; Mercantum)

Fjern reviret

-- Det er ikke mulig å skape et miljø dersom man bare er arkitekt.

BRITT WANG LøVVIK

-- Mange av oss jobber for å konservere i stedet for å utvikle organisasjonen, sier arkitekt Claes Frössen provoserende. Vi skal høre, spørre, høre igjen før vi tolker, sier han.

-- Konseptet "Fremtidens kontor" er først og fremst fleksibilitet samt å bryte det personlige revir. Det vi må lære oss for å kunne henge med er å tåle forandringer, mener arkitekten.

-- Mennesket er et flokkdyr, og hvem sier at vi har behov for et revir?

Frössen peker på at naturfolk som samer og indianere finner trygghet innenfor gruppen. Dessuten behøver vi ikke gå lenger enn til vårt eget kjøkkenbord for å finne ut at barna som er utstyrt med eget rom og leksepult, foretrekker å gjøre leksene der familien er samlet.

Riv veggene

Det går ikke an å møblere seg til å samarbeide, slår Frössen fast.

Du blir ikke en mer effektiv arbeidstaker selv om du får overtalt innkjøpssjefen til å utstyre ditt eget lille krypinn med tidsriktige møbler.

Tvert i mot så mener Frössen at vi skal være mindre på kontoret og at vi i større grad skal bestemme arbeidstiden selv. Fremtidens kontor har mer å by på enn bare en PC i taket.

-- Effekten kan måles i mindre sykefravær og undersøkelser viser at livskvaliteten øker i takt med nedbygging av cellekontorene, sier Frössen.

-- Samtidig som vi river vegger må vi også bygge opp tillit. Ikke minst må ledelsen ha tro på at du kan jobbe hjemme og styre mye av din arbeidstid selv.

Til tross for all sin entusiasme tror ikke Frössen at informasjonsteknologien og elektronisk kommunikasjon kan erstatte et møte med kollegaer, en gang i mellom selv om du ikke har noen fast plass i organisasjonen. Det er det ingen som har, det er viktig at du selv føler deg fri og innser at kontoret har forsvunnet.

Endelig kvitt papiret?

På det elektroniske kontoret er det ikke plass for dokumenthauger. Elektronisk post hjelper noe på papirbunkene, men hva skal vi gjøre med omverdenen som ikke er like elektronisk?

BRITT WANG LøVVIK

Digital har i årevis vært en storbruker av elektronisk post. Det finnes i følge Jostein Lied nesten ikke papirbasert internpost, og snart vil flommen av papir inn i bedriften stoppe på dørterskelen.

All eksternpost blir åpnet vurdert og dersom den er interessant nok, scannet inn og distribuert til adressaten. Resten finner ubønnhørlig veien til søppelkassen.

Digital har funnet det nødvendig å være så tøff mot den daglige brevbunken at de har opprettet en egen stilling for å ta seg av innscanning, vurdering, prioritering og videresending av post til de ansatte. Det er et fåtall brev som finner veien til adressaten i den stand postverket overleverte det.

Internt har Digital med over 60.000 ansatte satset på de enkle løsningene. For å løse problemet med å finne frem til den riktige elektroniske postadressen har selskapet utarbeidet egne standarder.

-- Hvis du kjenner navn og statskode går det greit, vi har standardisert på et enkelt adresseformat som er basert på navn og lokasjon, sier lederen for konsulentavdelingen i Digital, Jostein Lied.

Deler alt

-- Kontorarbeid går i utgangspunktet alltid ut på det samme, sier Lied.

Spørsmålet er ikke om du bekler en stilling i en kreativ bransje eller om du sitter i en saksbehandlerstol.

-- Alle har et ønske om å spare tid, det er for eksempel raskere med elektronisk post enn papirpost, du deler lettere informasjon med medarbeidere dersom du tar i bruk fildeling i et PC-nettverk, sier Lied, og understreker at informasjon på den mest effektive måten er uavhengig av kontorpulten din.

Utfordringen ligger i å se helheten når man skal lage et systemkonsept som er fleksibelt nok også for fremtiden.