E-post over alle grenser

Sjefene klarer seg ikke uten e-post. Det viser en rundspørring Computerworld har foretatt blant beslutningstakere. E-post skaper nærhet til kunder og medarbeiderne, og gjør arbeidsdagen mer effektiv.

BRITT WANG LøVVIK

--Jeg mottar daglig ca. 100 elektroniske brev. Elektronisk post gjør meg i stand til å utføre mine arbeidsoppgaver når jeg vil og hvor jeg vil, sier administrerende direktør Øystein Moan i Cinet A/S.

Computerworld har foretatt en undersøkelse som avdekker at beslutningstakere i alle former for organisasjoner bruker e-post som et av sine viktigste hjelpemidler. I mange tilfeller fører bruken av elektronisk kommunikasjon til at organisasjonen kan klare seg med færre ansatte.

-- Jeg har 18 personer som rapporterer direkte til meg, spredd over 13 steder i Skandinavia. Uten elektronisk post vet jeg ikke hvordan jeg skulle få gjennomført mine arbeidsoppgaver, sier Øystein Moan.

-- Bruk av Notes gjør også arkivering og saksgang mye enklere, slik at vi i Cinet greier oss uten tradisjonelle sekretærer.

Rask kommunikasjon

Interne og eksterne postsystemer bringer verden daglig inn på skrivebordet til travle mennesker. Mange opplever fort at elektronisk post blir et uunnværlig kontaktmiddel med omverden. Verken telefon, voice-mail eller telefonsvarer kan ifølge undersøkelsen måle seg med elektroniske postsystemer. For i praksis er det like raskt å nå personer på den andre siden av kloden som å nå noen på den andre siden av gaten.

Redusert antall møter og mindre tidkrevende leting etter folk er en annen men viktig fordel for mange. Via postsystemene mener mange at de kan ha kontakt med flere av sine medarbeidere enn ellers, samtidig som de kan være sikre på at alle mottar all informasjon på samme tid.

Mens noen har tatt i bruk e-post i full skala er det fortsatt noen som mener at mediet først og fremst egner seg til å ha en uformell kommunikasjon med kolleger og samarbeidspartnere. Den mere formelle kontakten pleies fortsatt via brev.

Bra, effektivt og enkelt

Elektronisk post har tatt plassen som et av de viktigste av IT-hjelpemidlene vi har. Og det er ikke bare databransjen som kaster seg over de mulighetene slike postsystemer gir. Både statlig og privat virksomhet har for lengst forstått nytteverdien av systemene. Men fortsatt er det en del tekniske hindringer som gjenstår før kommunikasjonen over Internett og X400 går helt knirkefritt.

Fortsatt kan formaterte dokumenter bli ødelagt av gateways, og meldingene kommer ikke av ukjent grunn frem til adressaten.

I departementene løser Stamnettet en del av disse problemene, men fortsatt etterlyser brukerne hensiktsmessige katalogtjenester som blant annet må være gruppert etter behovsområder.

Hos Statens Forvaltningstjeneste arbeides det med å etablere en statlig e-post- tjeneste i samarbeid med Administrasjonsdepartementet. Målet er å opprette en virtuell statlig ADMD, en adressestruktur, en (e-post) katalogtjeneste, hensiktsmessige dokumentformater, sikkerhets- og autentitetsmekanismer.

Mindre papir

Etter hvert som elektronisk post gjør sitt inntog rundt om på kontorene, avtar mengden papir i posthyllen.

-- I Santech legger vi opp til at mest mulig informasjon blir sendt og mottatt ved hjelp av elektronisk post. Vi ser det som en stor fordel at flest mulig av våre forbindelser benytter seg av kommunikasjon over e-mail. Dermed kan vi utnytte arbeidstiden på en mer effektiv måte, sier Sigurd Bjønness i Santech AS.

Også Per Morten Hoff i Kontor- og Datateknisk forening ser på elektronisk post som en stor fordel. Informasjon fra søsterorganisasjonene i Europa fylte fort opp posthyllen. Elektronisk publiserte dokumenter bidrar ifølge Hoff til en bedre oversikt.

Administrerende direktør Jon Schjold i Tandberg Data sjekker den elektroniske postkassen sin hver gang e-mail systemet varsler om en ny melding. Han prøver så langt det er mulig å svare med en gang.

-- Vi har lagt størst ressurser ned i det interne e-mail systemet fordi kommunikasjonen med datterselskapene er prioritert her hos oss, sier Schjold. Foreløpig har bedriften bare en firmapostadresse, men Schjold antar at det bare er snakk om tid før han har sin egen elektroniske adresse også eksternt.

"Jeg bruker dette hele dagen, og noen ganger om natten med! Jeg kan ikke være det foruten fordi alle våre medarbeidere er oppe på mail!"

Johs. Jamne,
Sysdeco Group

"Dette er en utmerket tjeneste! Skjønner ikke at vi har klart oss uten tidligere"

Dag Melgaard
Pressetalsmann Telenor AS

FRIHET: Øystein Moan opplever at elektronisk post gjør arbeidsdagen mer effektiv. (Foto: Ahlert Hysing)

Mange mangler adresse

Mens de fleste av databransjens kvinner og menn skaffer seg egen e-post adresse er det flere som sier et klart nei takk til denne muligheten.

BRITT WANG LøVVIK

Selv om redaksjonen har fått et rykende ferskt eksemplar av Telepostkatalogen inn i redaksjonen, tør vi ikke stole helt på katalogen når vi leter etter godtfolk fra databransjen.

Ved første gjennomgang finner vi ikke de vi bestemt trodde skulle stå med både X400- og Internett-adresser. Derfor griper vi telefonen for å høre hvorfor ikke Jan Eigil Rydningen, adm. dir i Compaq Computer har en elektronisk adresse?

-- Jeg har ikke kapasitet til å håndtere mer elektronisk post enn det jeg daglig mottar over det interne systemet. Dersom meldingsbunken blir større enn 50 til 70 stykker, må vi se nærmere på hvem som skal håndtere disse, sier Rydningen.

-- Det er ikke bare å koble seg opp til et system for så å overse de meldingene som faktisk kommer. Da har du i prinsippet bare skaffet deg en ekstra skrytelinje på visittkortet, mener Rydningen.

Og det er mye med Internett-farsotten som skremmer Rydningen. Men det som skremmer ham mest er at regjeringen er så lite klar over hva som er i ferd med å skje.

-- I år 2001 vil to milliarder tenåringer i verden ha adgang til Internett. Dersom de begir seg ut på Internett vil det gi markedskreftene et enormt potensiale. Derfor er det tøys å beskytte unge for påvirkning fra TV. Det er hva de unge får via dataskjermen som er den største faren, mener Rydningen.

Uten adresse

-- Jeg vil nok få en ekstern e-post-adresse når tiden er moden, sier Tom Hauge i Apple. Foreløpig mener han at 30 meldinger internt over applelink er nok post i løpet av en dag.

-- Jeg er ikke i stand til å håndtere alle disse meldingene heller, sier Hauge. Mange blir sendt videre i systemet og atter andre havner rett i søpla. Hauge ser frem til Apples lansering av et nytt operativsystem våren `96. Her blir det mulig å skreddersy postsystemet slik at postkassen din bare inneholder relevante meldinger for deg, forteller Hauge.

Dermed kan Hauge endelig luke ut alle han ikke ønsker å motta meldinger fra.

I postsystemet ccmail finnes mange av de samme mulighetene i dag. Du kan velge å utelukke en eller flere avsendere, eller å motta meldinger som inneholder bestemte forhåndsdefinerte ord eller navn.

Dermed er det mulig å unngå alle som skal selge bil eller som lurer på om hvem det var som stakk av med kaffetrakteren.

FOR MYE: Det kommer for mye tøys i den elektroniske postkassen, mener Tom Hauge i Apple. (Foto: Ahlert Hysing)

NOK POST: Jan Eigil Rydningen i Compaq Computer ønsker seg ikke en ekstern elektronisk forbindelse. (Foto: Ahlert Hysing)


                    HAR IKKE E-POST

Ifølge siste utgave av Telepostkatalogen er det mange av lederne i norsk næringsliv som ikke har tatt seg bryderiet med å skaffe seg en elektronisk adresse.

En telefon til bedriftene avslørte at heller ikke sentralbordet visste om sjefen hadde en slik adresse eller ei.

Her er et lite knippe ledere som ikke har e-post:


                    Gerhard Heiberg

Kåre Valebrokk, Dagens Næringsliv

Fred. Olsen

Karl Glad, NHO

Harald Norvik, Statoil

Gert Munthe, NetCom

Tormod Hermansen, Telenor

Une Amundsen, Superoffice

Magne Rygg, France Telecom

Helge Kjeilen, Summit Systems

Send ikke e-post til departementene

Du kommer sannsynlig like raskt frem til næringsminister Jens Stoltenberg og Gudmund Hernes om du benytter vanlig C-post uten frimerke.

BRITT WANG LøVVIK

Mange av departementene og statsrådene har etter hvert skaffet seg både X400- og Internett-adresser. Men det betyr ikke at du oppnår kontakt med statsråden direkte. Hos mottakeren er det en vennlig men bestemt maskin som spytter ut standard meldinger og returnerer dem flere ganger daglig tilbake til avsender: "All post til denne brukeren blir automatisk videresendt til forværelset."

I løpet av et par dager vil du motta et tredvetalls slike meldinger ved henvendelse til Jens Stoltenbergs elektroniske adresse.

Det hadde vært langt hyggeligere å legge igjen en beskjed på sentralbordet.

Hos Gudmund Hernes har de tatt seg litt bedre tid på formuleringen av standardsvaret:

"Takk for din henvendelse til statsråd Gudmund Hernes via Uninett.

Dessverre er det ikke mulig for statsråden å besvare alle henvendelser personlig. Elektronisk post til statsrådens postkasse gjennomgås av personale i Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet, og statsråden får en ukentlig oversikt over mottatte henvendelser. Saker og henvendelser som forutsetter formell behandling i departementet kan derfor ikke sendes som elektronisk post!

Vennlig hilsen
Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet v/Seksjon for Informasjonssystemer"

En siling av innkommet e-post en gang i uken betyr at en elektronisk melding til både KUF og IT-statsråden ligger tynt an.

Blant de departementene som nå kan kontaktes via elektronisk post er; Administrasjonsdepartementet, Barne- og familiedepartementet, Finansdepartementet, Kommunal- og arbeidsdepartementet, Kulturdepartementet, Utdanningsdepartementet (KUF), Landbruksdepartementet, Miljøverndepartementet og Nærings- og energidepartementet.

AUTOMATISK: Post til statsråd Jens Stoltenberg når ikke lenger enn til forværelset. (Foto: Laila B. Carlsen)

UKENTLIG: Gudmund Hernes mottar en postoversikt en gang i uken. (Foto: Laila B. Carlsen)

Artikkel automatisk generert, 31/08-95, kl. 18.12 cw@oslonett.no