Få et grep om ustrukturert data

Etter uttalelser fra enkelte analytikere og leverandører å dømme, er sammensatt dokumentstyring det neste store innen applikasjoner for bedrifter. Disse nye systemene, som muliggjør tilgang til samt lagring og oppsporing av dokument-elementer, vil gjøre det enklere for store organisasjoner å bedre utnytte informasjon lagret i notater, brev og rapporter. Mens de tidligere kunne anvendes kun for enkeltavdelinger, blir dokumentstyringssystemene nå utvidet slik at de passer for store organisasjoner. Grunnen er støtte til et bredt utvalg datatyper, herunder bilder, video og lyd.

Likevel står det fortsatt betydelige teknologiske og kulturelle hindringer i veien for både industrien og for organisasjoner som prøver å implementere dokumentstyring. Programvareleverandører higer etter kompatibilitetsstandarder. Men de fleste systemer er fortsatt proprietære og mangler kapasitet for den mengden og de mange ulike typene informasjon som er vanlig i moderne bedrifter.

Disse systemene truer dessuten med å omrokkere etablerte informasjons-infrastrukturer. Mye av datamengden i dokumenter passer ikke nødvendigvis lett inn i en vanlig struktur. Oppsporing, sortering og deling av slike data kan utgjøre en stor belastning for bedriftens nettverksservere, og PCer kompliserer utvekslingen av informasjon mellom applikasjoner. IT-sjefer som implementerer dokumentstyring må da være kyndige i alt fra objektdatabase-teknologi og query-språk til koding og utskriving.

Til tross for disse problemene mener mange bransjeeksperter at dokumentstyring er i ferd med å ta helt av, og selskaper som Novell, Microsoft og Oracle ser ut til å være av samme oppfatning.

-- Det er ikke lenge før enhver PC er utstyrt med enkel dokumentstyring, forsikrer Frank Gilbane, ansvarlig utgiver av Gilbane Report og leder for CAP Ventures, et konsulentfirma i Massachusetts.

Arkivskap

De nåværende dokumentstyringssystemene spenner fra de elementære, som kun lagrer dokumenter, holder orden på filnavn og eventuelt inneholder en enkel søkefunksjon, til de mer sofistikerte programmene som indekserer dokumenter og er utstyrt med opptatt/ledig-logging av dokumentene i biblioteket. Flertallet av de nåværende dokumentsystemene faller inn under sistnevnte kategori. Produkter som PC Docs' PC Docs Open og Novells SoftSolutions lagrer bedriftsdokumenter i server-baserte databaser, sammen med nøkkelord, tillatelser (lister over brukere som er innvilget tilllatelse til å lese eller redigere) og andre data. Enkelte systemer lager også indekser over dokumentets tekst med henblikk på støtte for hurtigsøk.

Selv om slike systemer er tilstrekkelige for å lagre og katalogisere eksisterende informasjon, er de designet slik at de behandler hvert dokument som en helhet. De kan ikke styre de forskjellige elementene som dokumenter inneholder. For å få tak i dataene i et lagret dokument, blir man derfor nødt til å hente selve dokumentet. Det er vanligvis greit, så lenge det bare dreier seg om en liten arbeidsgruppe.

Langt frem

* Åpne grensesnitt som gjør det mulig for en dokumentleser fra én leverandør å vise dokumenter fra en annen leverandørs database.

* Tett integrasjon med nettverkskataloger, for å sikre at dokumenter er tilgjengelige bare for brukere med autorisasjon og at distribuerte dokumentdatabaser kan opprettholdes.

* Forskjellige verktøy for tilkopling til ulike dokumentstyringsplattformer. Analytikere forventer at dette behovet vil føre til at tredjepartsleverandører vil sprette opp som paddehatter, likt alle virksomhetene som har vokst frem ved å tilby e-post-transport og gateways.

Ting er på gang. Under konferansen Association for Information and Image Management i San Francisco i april, ble Novell, Xerox, IBM og Saros enige om å danne en uavhengig organisasjon som vil definere grensesnittspesifikasjoner for dokumentstyringsapplikasjoner. Den nye organisasjonen, kalt Document Management Alliance (DMA), er en fusjon mellom to separate prosjekter -- Document Enabled Networking og Shamrock -- som hver for seg har arbeidet mot liknende, men potensielt konkurrenende grensesnitt.

Merkbart fraværende var Microsoft, som i dag benytter tredjepartsleverandører som Saros for levering av dokumentstyringsverktøy basert på OLE-teknologien, ifølge analytiker Gilbane.

-- Microsoft er litt unnvikende når det gjelder selskapets strategi for dokumentstyring, men det er klart at OLE spiller en betydelig rolle, mener Gilbane.

-- Fusjonen er godt nytt for IT-sjefer, sier David Yockelson, programsjef ved Meta Group i Conneticut. Straks standardene er utviklet og godkjent (trolig tidlig i 1996), trenger ikke IT-sjefene lenger å bekymre seg om dokumentsystemenes kompatibilitet. Med så stort lager av eldre dokumenter, må et dokumentstyringssystem for storbedrifter være mottakelig for alt fra gammeldagse stormaskinsystemer til dagens vertikale applikasjoner.

Andre teknologier er raskt i ferd med å etablere seg som de facto standarder. Brukernes etterspørsel samt statlige krav lå bak den omfattende godkjenningen av Standard Generalized Markup Language (SGML), en ISO-spesifikasjon som beskriver en normal fremgangsmåte for koding av informasjon inne i dokumenter. Disse kodene opptrer som navnfelt i en database, bortsett fra at feltlengden ikke er begrenset. For eksempel lar SGML brukeren hente utelukkende kapitteloverskrifter eller lete raskt etter flere innholdsfortegnelser.

Neste generasjon

Blant de som er først ute av denne nye generasjonen er Astoria fra Huntsville, XSoft-avdelingen av Xerox. Astoria lagrer SGML-taggede komponenter av et dokument i en objektdatabase, sammen ned informasjon om disse objektene. Dermed kan brukerne lagre flere utgaver uten å lagre hele kopier av dokumentene; kun endringene katalogiseres.

Programmer som Astoria og Information Manager fra Texcel U.K. i Windsor, England, vil automatisere produksjonen av dokumenter og gjøre brukerne i stand til å opprette og styre sammensatte sider som inkorporerer levende og statiske data fra flere kilder, mener analytikere.

Slike programmer støtter dessuten online distribusjon, med innfelte multimedia- og binære objekter, og gir selskapene myndighet til å samle sammen og distribuere informasjon i hele organisasjonen, selv over Internettet.

Disse systemene appellerer til enhver organisasjon som ønsker å tappe en stor mengde informasjon -- eksempelvis på forespørsel fra en kunde.

-- Et av de største aksjefondselskapene bruker for eksempel et sammensatt dokumentstyringssystem for å kunne gi støtte til en brukertjeneste-applikasjon, sier Gilbane.

Mens en representant er på telefonen, kan vedkommende eksempelvis få tilgjengelighet til opplysninger om en kundekonto, rapporter om bestemte lager, prisopplysninger eller nyheter.

Brukerappell

Selv om det fortsatt er litt tidlig å stipulere grundige salgssanslag for sammensatte dokumentstyringssystemer, tror analytikere som Gilbane at disse systemene vil omfatte hele massen av dokumentstyringsapplikasjoner for storbedrifter i fremtiden.

-- All databehandling danser etter dokument-pipen, sier Gilbane.

Meta Group anslår veksten for sammensatt dokumentstyring til "minst 100 prosent i året."

Den virkelige styrken til denne typen dokumentstyring ligger i dens kapasitet for oppretting av dokumenter som kan ta inn opplysninger fra en hel bedrift, for deretter å tjene som informasjonskilder. Disse sammensatte dokumentene kan lages av et utvalg formater, fra multimediautklipp, binære filer, andre applikasjoner og koplinger til data hentet fra stormaskiner og serverdatabaser.

Straks de er opprettet, vil de sammensatte dokumentene leve komfortabelt i et online-miljø. Nå som bedriftsstore web-servere allerede registrerer titusener, selv hundretusener, av "hits" daglig, er det en relativt rimelig produktmarkedsføring å formidle informasjon online. Noen spådommer går ut på at sammensatte dokumenter vil genereres automatisk fra bedriftenes informasjonslagre -- evt. på forespørsel -- og dermed erstatte markedsføringsmateriale.

-- Blant de viktigste drivkreftene for dokumentstyringssystemer er bedriftenes behov for og ønske om både elektroniske og skrevne utdata-produkter, mener Gilbane og fortsetter: -- Det er ikke så vanskelig å forestille seg at de ønsker et ensartet system bak disse dokumentene, enten de foreligger online eller i utskriftsform.

Langt frem

I tillegg bruker mange dokumentsystemer proprietære datalagre. Dermed binder de kunder til et bestemt system eller gjør det vanskelig å konvertere til et nytt når lagringen skal endres. Ekspertene minner om at selv systemer som bruker standard databaser, for eksempel de fra Oracle og Sybase, ikke nødvendigvis følger noen standard for ustrukturert datalagring. Disse systemene kan komme til å dele opp dokumenter og lagre dem i databasen nærmest vilkårlig.

Samme type problem rammer SGML. Selv om SGML-taggede sider lett kan flyttes mellom kompatible dokumentstyringssystemer, forsvinner mye av hensikten på veien fordi hver bruker kan definere dokumenttypene forskjellig.

-- SGML er svært nyttig for høyverdi-dokumenter, mener Laura Walker, XSofts markedssjef. Hun hevder likevel at det ikke virker særlig formålstjenlig å tagge flertallet av eksisterende dokumenter, og at mangelen på SGML-støtte fra PC-applikasjoner kan føre til at SGML vil få problemer med å etablere seg i markedet.

-- De verktøyene vi bruker har ikke kapasitet for SGML, sier Margaret Melisko, som leder avdelingen for infrastruktur ved Arizona Public Services (APSC), en offentlig etat med base i Phoenix. APSC, som bruker Saros' Mezzanine for å styre dokumenter fra hele organisasjonen, insisterte på at disse dokumentene ble lagret i sitt oprinnelige format.

-- Flere nye standarder for dokumentsammensetning vil trenge en finjustering. Microsofts OLE 2.0-teknologi tillater eksempelvis applikasjoner å dele komponenter, men gir ikke mulighet for manuell definering av koplinger mellom objekter og deres vertsdokumenter, poengterer Walker.

Likevel, at dagene med helt lukkede applikasjoner er talte, hersker det enighet om både blant analytikere og selskapene som publiserer slike systemer. Som det er med e-post-systemer, er det nærmest umulig å få oppslutning fra alle i en bedrift om den samme dokumentstyringsplattformen. Leverandører som satser på proprietære, lukkede teknologier blir mindre aktuelle for potensielle kunder.

-- Store bedrifter trenger flere dokumentsystemer, mener Novells Hamson. Systemene for avdelinger/mellomstore bedrifter gir likevel størst verdi for mange applikasjoner, og mange brukere føler nok at deres behov kan dekkes utelukkende med slike spesialiserte programmer. I det minste er det å vente at forskjellige sluttbrukeravdelinger vil kreve forskjellige leveringssystemer.

Ekspertene venter at det vil vokse fram en ny industrisektor som vil levere gatewayprogrammer til bruk mellom dokumentlagre, slik at et dokument lagret i ett system kan gjøres til gjenstand for queries og visning fra et annet. Disse gatewayene vil dessuten integrere autorisasjoner og tilgangsrettigheter knyttet nært opp mot nettverkskataloger.

Ifølge Walker er distribuering av indekser for dokumenter og dokumentdatabaser over hele nettverket det neste området der det vil bli innført standarder.

-- Indekseringen blir radikalt forandret, mener Walker.

infrastruktur koster

-- De eksisterende infrastrukturene er tilstrekkelige, inntil man tilføyer innskanning, sier Yockelson.

Foruten å kjøpe produkter fra selskaper som har forpliktet seg til å støtte de foreslåtte dokumentstyringsstandardene, bør IT-sjefene vurdere produktenes integrering med NOS-ene. For eksempel vil det være større administrasjonskostnader knyttet til en applikasjon som ikke støtter Netwares katalogtjenester.

Et annet nøkkelmoment er integreringen med eller avhengigheten av tung databaseteknologi. Når dokumentsystemene vokser, vil de måtte distribuere og synkronisere data i flere lokaliteter. Funksjonalitet kan tilbys av store databaseleverandører.

-- Fra et IT-perspektiv vil det ideelle være en enkel dokumentstyringsdel på serversiden som støtter flere tilgangsmetoder, mener Gilbane. Men selv om en bedrift faktisk implementerer et slikt system, vil den fortsatt bli nødt til å distribuere disse dataene mellom flere servere og lokaliteter.

Ettersom disse og andre problemer blir løst, vil dokumentsystemene for bedrifter begynne å gjøre seg gjeldende. Og mens dette skjer, kan disse nye tekniske verktøyene bidra til å omdefinere forretningsrutiner her og der. I det minste vil et sammensatt dokumentstyringssystem gi begrepet informasjonsdeling ny mening.

-- Det er svært få dokumenter som er virkelig personlige i dag, mener Melisko og tilføyer: -- Vi forsøker å få folk til å innse at deres dokumenter er selskapets eiendom.

Mange dokumentstyringsleverandører begynner så smått å støtte sammensatte dokumenter. En fremgangsmåte er å gi brukere tilgang til dokumentkomponenter og samtidig opprettholde en fil- eller dokumentsentrert arkitektur. Disse leverandørene har tatt neste skritt mot virkelig objekt-orientert komponentstøtte:

DMA-forslaget

DMA håper å endre dette ved å tilføye et standard klientgrensesnitt og nettverksbasert middleware som lar enhver DMA-kompatibel PC-programvare hente dokumenter fra ethvert dokumentlager. DMA vil også opprette standarder for bibliotektjenester -- opptatt/ledig -- og versjonkontroll-funksjonene som låser dookumenter og kan bestemme hvem som skal ha tilgang. Endelig vil standard-spesifikasjonen definere objektbaserte repository-lagre og muligheten for utvidelsesmoduler. Fusjonsselskapet lover en foreløpig spesifikasjon i juli.

For brukerne betyr leveringen av DMA-kompatible applikasjoner et bredt utvalg av PC-applikasjoner med kapasitet for queries og innhenting av dokumenter fra ethvert serverbasert dokumentlager.

Selv om standarden først vil komme dokumentstyringssystemene til gode, kan DMA-kompatibilitet også bygges inn i applikasjoner for e-post, groupware og tekstbehandling. DMA bebuder at queries til dokument repositories vil bli konsistente og at enkeltvise queries får kapasitet for flere databaser.

Artikkel automatisk generert, 08/06-95, kl. 17.47 cw@oslonett.no