Informasjonsforvaltning


                    Kronikk, del 1

Forvaltning av informasjonsressurser i næringslivet og offentlig forvaltning er et tema som har fått stor oppmerksomhet, ikke minst fordi informasjonsteknologi er et viktig virkemiddel for å oppnå best mulig ressursutnyttelse.

Når det gjelder norsk offentlig forvaltning, så er den sektorisert i ulike ansvarsområder som har stor grad av selvstendig myndighet og ansvar for oppgaveløsningen, herunder forvaltning av egne informasjonsressurser og bruk av IT som virkemiddel. For å oppnå en optimal utnyttelse av offentlige data som en felles ressurs for samfunnet, er det nødvendig å trekke opp felles retningslinjer for innsamling, forvaltning og elektronisk formidling av dem. Det er primært et linjeansvar i den enkelte sektor og virksomhet å utforme egnede løsninger, hvor forvaltningsmessige, juridiske, økonomiske og organisatoriske forhold må sees i sammenheng for å kunne ta i bruk gode løsninger.

Offentlige virksomheter er imidlertid underlagt visse generelle rammebetingelser som legger føringer for den enkelte virksomhets dataforvaltning. Eksempler er tidligere nevnte lover som forvaltningsloven og offentlighetsloven, men også arkivloven og flere instrukser gir allerede visse retningslinjer (Statskonsult skrev en utredning om dette i 1994).

Å snakke om informasjonsressurser har den fordelen at ordet gir lettforståelige assosiasjoner til andre ressurser. Samtidig er ordbruken uheldig fordi de har karakteristiske trekk som skiller informasjonsressurser klart fra andre ressurser:

1) de er ikke nødvendigvis satt sammen av masse eller energi og fysikkens lover gjelder ikke;

2) de er difuse, dvs. at de finnes mange steder og i mange former med samme informasjonskraft;

3) de kan sammenfattes, dvs. at de kan komprimeres;

4) de kan utvides, dvs. at jo mer de brukes desto større blir de;

5) de kan transporteres med lysets hastighet;

6) de kan deles, dvs. gi informasjon til mange;

7) de har lang levetid sammenlignet med andre ressurser hvor kvantum reduseres ved bruk;

8) de kan substituere andre ressurser (arbeid, kapital og andre fysiske ressurser);

En vanlig definisjon av informasjonsforvaltning eller informasjonsressursforvaltning (IRF) er at IRF representerer et helhetlig syn på (og sammenhengende strategier og tiltak) på innsamling, behandling, utveksling og formidling av data innenfor en organisasjon og mellom ulike organisasjoner. Begrepet sammenfatter altså i hovedsak kjente funksjoner. Arkivinstruksen for statsforvaltningen er forsåvidt et typisk eksempel på et IRF-virkemiddel, til tross for at den er eldre enn det nye ordet.

IRF som begrep oppsto særlig i tilknytning til "Paperwork Reduction Act" i USA i 1981, og det er spesielt i tilknytning til forvaltning av data i digitalisert form at ordet brukes ( Jfr. Steine, Vidar O. (utvalgsleder): Den IT-baserte informasjonsinfrastrukturen i Norge -- Status og utfordringer. Administrasjonsdepartementet, Oslo 1994).

Mye tyder på at det finnes et uutnyttet verdipotensial i de mange offentlige registre og databaser. Offentlig informasjon kan ha høy verdi, og den bør kunne bli en inntektskilde for det offentlige, ikke først og fremst ved at data prises av det offentlige, men ved at data legges til rette og benyttes som råvare i private og offentlige, elektroniske informasjonstjenester av mange slag. Det vil skape vekst, og med den arbeidsplasser og økede skatteinntekter.

Det er komplisert å vurdere hva slags priser som bør legges til grunn ved en avgivelse av slike rådataressurser. Et grunnleggende samfunnssynspunkt er at data som av fellesskapet er bekostet, samlet og organisert, bør brukes bredest mulig og derfor kanskje spres gratis. Men står kjøpere i kø, kan det virke unaturlig ikke å sørge for at noe av fortjenesten ved bruken føres tilbake til en inntektshungrig stat. Det kan tale for å la markedet bestemme prisen.

Et annet problem når mange formidlere ser et detaljmarked de kan tilfredsstille ved å utnytte offentlige data, er at enerett kan være en forutsetning for suksess. Satt på spissen kan offentlig forvaltning kverke en god produkt-idé ved å dele ut råvarene gratis. Det kan være riktig å tildele de fakto monopol, og det kan kanskje enklest gjøres ved anbud eller ved å prise slik at ikke for mange distributører prøver seg.

En entreprenør som vil satse på et informasjonsprodukt ønsker antagelig størst mulig sikkerhet for rettigheter også over en viss periode for å sikre sine investeringer. Dette er et legitimt ønske, men kan kollidere med andre hensyn. Lovdata har antagelig på en samfunnsgagnlig måte spredt juridiske dokumenter. Med tiden kan den i stedet bli en monopol-lignende sperre for en naturlig utvikling. Etterhvert som departementer, domstoler, Stortinget og andre primærprodusenter selv kan tilgjengeliggjøre sine data, bør nok flere kanaler åpnes. Sannsynligvis er det slik at de fleste informasjonsprodukter har en begrenset naturlig levetid, og offentlig forvaltning bør være varsom med å forlenge denne ved måten en samarbeider med de publikumsrettede operatører -- private og offentlige -- på.

Når det offentlige får sin del av inntektene fra salget ved royalties eller anbudspris, bør inntektene øremerkes for tiltak for å forbedre de grunnleggende offentlige informasjonsressurser. Dette kan i sin tur erodere markedet for den publikumsrettede informasjonstjeneste. En slik utvikling bør ses på som naturlig og ønskelig.

Hvis publikumsservisen gis av et offentlig organ, kan det her bli fare for en form for kryss-subsidiering. Det vil si at den offentlige distributør ved lave priser på rådata eller ved å bli tilført fordeler på annen måte, nyter godt av midler som egentlig skulle tilflyte det forvaltningsorgan som produserer datagrunnlaget. Særlig hvis distributøren har private konkurrenter vil en slik kryssubsidiering være skadelig. Det må da påsees at inntektene ikke benyttes som en konkurransefordel i forhold til private virksomheter. Helst bør den forvaltningsmessige og den markedsrettede virksomhet organiseres hver for seg.

Det er ønskelig å stimulere til en utvikling i retning av at offentlige data kan bli utnyttet i private informasjonstjenester i større grad enn i dag. For brukerne vil dette føre til et større utvalg av informasjonstjenester, og konkurransen vil føre til at prisnivået holdes nede og at kvaliteten på tjenestene holdes oppe. For det offentlige vil dette være en rimelig måte å distribuere visse typer data på. I de tilfeller hvor det skal drives forretningsmessig virksomhet med basis i offentlige data, bør slik virksomhet i alminnelighet foregå atskilt fra det offentlige organets forvaltningsmessige virksomhet.

Hvordan virksomheten i praksis organiseres, må vurderes i det enkelte tilfelle. Det finnes forskjellige muligheter, fra på den ene siden at det offentlige leverer fra seg data til fri utnyttelse i private informasjonstjenester, til på den andre siden at informasjonsvirksomheten skilles ut i et eget privat eller offentlig eiet selskap. En slik utskilling av forretningsvirksomhet vil føre til en ryddig rollefordeling.

Innvendingene mot modellen kan gå på at man risikerer å få en A-utgave av offentlig informasjon, som er av god kvalitet, lett tilgjengelig, faglig bearbeidet, men priset -- og en B-utgave av samme informasjon, som er meget nødtørftig, vanskelig tilgjengelig, som kanskje må bearbeides videre av brukeren selv, men som er gratis. Det kan være betenkelige sider ved en slik mulig utvikling. PETTER GOTTSCHALK, FORFATTER AV BOKEN INFORMASJONSøKONOMI

Del to av denne kronikken kommer i neste utgave av Computerworld.

Informasjonsforvaltning

Forvaltning av informasjonsressurser i næringslivet og offentlig forvaltning er et tema som har fått stor oppmerksomhet, ikke minst fordi informasjonsteknologi er et viktig virkemiddel for å oppnå best mulig ressursutnyttelse.

Artikkel automatisk generert, 18/05-95, kl. 21.23 cw@oslonett.no