Færre hemmeligheter i UD

---

Utenriksdepartementet har gått til innkjøp av arkivsystemet DocuLive. Systemet skal blant annet føre til at offentligheten får bedre innsyn i UDs arkiver.

---

Utenriksdepartementet starter nær sagt på bar bakke i IT-sammenheng. Ni av ti delarkiver i UD har hatt manuelle systemer til nå. Ett arkiv har hatt datastyrt arkivering basert på utrangerte NOR-anlegg.

Departementet undertegnet avtalen med Siemens Nixdorf Informasjonssystemer (SNI) om leveranse av DocuLive Plus i februar.

DocuLive er resultatet av det tidligere OMEGA-systemet. SNI overtok saksbehandlingssystemet Omega da det tysk-eide dataselskapet kjøpte ND StatsPartner i 1991.

SNI døpte Omega om til DocuLive. Produktet er videreutviklet av SNI, men fundamentet ble lagt ved hjelp av statens penger i et prosjekt Norsk Data fikk i gang i 1989. Systemet kostet staten og ND drøyt 50 millioner kroner å lage.

Mer åpenhet

UD har også investert i lokalt nettverk til alle arkivene. Det nye arkivsystemet skal være i drift i september i år.

Systemet skal innføres i to faser. Alle delarkivene skal først ta det i bruk for registrering av innkommende og utgående dokumenter. Departementets saksbehandlere skal deretter benytte DocuLive i forbindelse med informasjonssøk og henvisninger.

-- For oss er dette et kvantesprang, sier byråsjef Øivind Christophersen i UD.

Det nye arkivsystemet skal bidra til at UD ikke lenger oppfattes som et lukket departement. Pressen har flere ganger klaget på det de mener er unødig hemmelighetskremmeri i UD.

-- De journalene vi har i dag vil bli automatisert. Vi regner derfor med en raskere og mer effektiv service til offentlighet og presse, sier Christophersen.

Skeptisk

-- Vi legger ikke opp til online tilknytning med utenriksstasjonene. Ledelsen har også satt på bremsene når det gjelder oppkopling til Stamnettet, sier Christophersen.

UD er det eneste departementet som ikke er knyttet opp mot stamnettet i sentralforvaltningen. UD mener e-post på det nåværende tidspunkt kan føre til at mer informasjon blir unntatt offentlighet, på grunn av usikkerhet rundt prosedyrer og regler for arkivering.

DocuLive ble valgt i konkurranse med systemer fra SDS og Unisys. Valget av DocuLive skyldes primært UDs krav til sikkerhet. Et annet krav var full kompatibilitet med NOARK-3 standarden.

De fleste departementer har plan- og budsjettdelen i DocuLive, mens Miljøverndepartementet, Forsvarsdepartementet og nå UD har en utvidet versjon.

SUKSESS: Tom Solheim, divisjonsdirektør i SNI, har suksess med DocuLive i departementene. Nyeste kunde er Utenriksdepartementet. (Foto: Heidi