Nytt verktøy for ordføreren

---

Med ledelsesinformasjonssystemer (LIS) blir slitasjen på ordførerklubba mindre. LIS bedrer saksbehandlingen og gir større innsyn. Men innføringen av LIS er ikke uproblematisk.

---

			LIS-rapport 

Han påpeker at det kan være nyttig å se på LIS-løsningene ut fra et bredere perspektiv enn det som er vanlig, og heller fokusere på teknologistøtte til ledelsen, med LIS som ett av elementene. Mange ansatte i kommunene stiller seg skeptisk til innføring av ledelsesinformasjons-systemer (LIS). De har lite å sammenligne med. Det finnes få rollemodeller. Men offentlig sektor er nødt til å ta i bruk databaserte ledelsesverktøy, når kravet er at man skal yte mer for mindre penger.

Informasjonsteknologi (IT) vil kunne bidra til flatere organisasjonsstruktur i kommuneforvaltningen og kortere administrativ linjer mellom ledelsen og den enkelte arbeidstaker. Disse forhold er det nærliggende å anta ikke bare vil ha innvirkning på IT-satsingen generelt i kommunene, men også innenfor LIS-området, skriver Hans Arne Døli i rapporten sin.

Han påpeker at LIS er lite brukt innen kommunal forvaltning, men at det er et område som bør få høy prioritet, slik at produktivitetsanalyser og sammenligninger mellom kommuner, etater og private bedrifter blir lettere tilgjengelig.

Hva, hvem

"Et LIS-system hjelper ledere på de to øverste ledelsestrinnene i organisasjonen til å få en bedre forståelse av bedriften og omgivelsene. Hvert LIS-system er brukerdefinert, slik at det kan hente ut, filtrere og komprimere et vidt spekter av interne og eksterne data, og slik at det kan presentere den informasjonen lederne trenger i en form som ikke skaper dataoverbelastning. LIS-systemet overvåker og vektlegger de kritiske suksessfaktorene innen hver enkelt leders ansvarsområde".

Kort sagt, LIS-systemene skal gi ledere og andre beslutningstakere støtte til å fatte, formidle og følge opp beslutninger.

Wayne C. Burkan skriver følgende i boken "Executive Information Systems": "Hvis ledelse er evnen til å se inn i fremtiden, så er lederskap evnen til å forme fremtiden. Graden av lederskap måles i evnen til å kanalisere organisasjonens ressurser i nye retninger".

Mintzberg hevder følgende i artikkelen "The Manager's Job: Folklore and Facts" (Harvard Business Review, 1990):

"Ledernes innflytelse har klar sammenheng med deres evne til å vise vei. Formell autoritet gir dem i utgangspunktet stor mulighet for maktutøvelse. Lederskap bestemmer hvor mye av denne makten de kan og vil gjøre bruk av".

Med bakgrunn i disse sitatene spør Halvor Arne Døli seg i hvilken grad, og innenfor hvilke områder, det forventes at LIS kan gi aktiv og verdifull støtte i utøvelsen av lederrollen.

Metning

Det meste av informasjonen de mottar er dessuten knyttet til "historiske forhold" i bedriften. Ledelsen har imidlertid ikke behov for mer informasjon, men større innsikt. Og historisk informasjon gir ikke nødvendigvis ny innsikt. Større innsikt krever at informasjonen som mottas er direkte relatert til den enkelte lederens behov.

I morgendagens bedriftsorganisasjoner, la oss si om cirka 20 år, vil antall ledelsesnivåer bli halvert og antall ledere være en tredjedel av dagens nivå, hevder Peter F. Drucker i artikkelen: "The Coming of the New Organization" (Harvard Business Review, 1988).

Disse organisasjonene omtales både som "knowledge-based" og "information-based". De blir sterkt spesialiserte og vil ha en helt annen form for styring og kontroll enn i dag. Det blir også behov for andre belønningssystemer enn hva som er vanlig i de fleste av dagens organisasjoner.

Innen kommunal forvaltning vil kravene til tjenesteproduksjonen øke hele tiden, påpeker Døli, og legger til at ressursene ikke vil øke i samme grad. Dette krever økt omstillingsevne og fleksibilitet. Det må derfor foregå en kontinuerlig organisasjonsutvikling. Som et ledd i effektiviseringen av kommuneadministrasjonen vil denne utviklingen uten tvil peke i retning av flatere organisasjoner.

MINDRE KLUBBING?: Ledelssinformasjons-systemene (LIS) påvirker saksbehandlingen og beslutningene i kommunene. LIS gir kanskje mindre autoritativ klubbebruk. (Foto: Samfoto)

			Se neste side

Kommunene trenger teknologistøtte

---

Ved LIS-satsing innen kommunal forvaltning bør man se nøye på hvordan forholdet mellom politisk og adminstrativ styring vil påvirke for LIS-satsingen

---

Her blir problemstillingen: Hvilke tjenester skal man tilby, i hvilket omfang, av hvilken kvalitet og til hvilken pris?

Ved LIS-satsing innen kommunal forvaltning bør man se nøye på hvordan forholdet mellom politisk og adminstrativ styring vil påvirke for LIS-satsingen. Videre bør man diskutere målemetoder og organisasjons- og ledelseskultur, og foreta en kritisk gjennomgang og evaluering av kostnader, risiki og forventninger.

Lederrollen

Mye tyder på at enkelte av dagens LIS-løsninger er for snevre. De er i stor grad innrettet mot rapportering av nøkkeltall, og de valgte nøkkeltallene er ofte ikke de som lederne trenger mest, påpeker Halvor Arne Døli.

Det kan være nærliggende å tro at LIS-løsninger generelt gir bedre beslutninger. Men dette er avhengig av at alle beslutninger er rasjonelle og treffes på grunnlag av tilgjengelig informasjon. Men enkelte beslutninger er politiske fundert, og andre kan være tatt ut fra vikarierende motiv. I enkelte tilfeller kan deler av vurderingen ha bakgrunn i rykter og antagelser. Enkelte ganger kommer også intuisjon inn i bildet. Selv om man forutsetter at alle beslutningene er rasjonelle, gjenstår fortsatt spørsmålet om hva som er gode beslutninger. I en rekke tilfeller vil man få ulike svar, avhengig av om man spør vedkommende som treffer beslutningen, eller dem beslutningen får konsekvenser for.

Et annet og helt grunnleggende spørsmål er om det er de viktigste sakene og beslutningene som er i fokus til enhver tid.

Bedre enn før

Mange tror ellers at LIS sentraliserer beslutninger og kontroll. Det som skjer er imidlertid at man kan delegere beslutninger, samtidig som ledelsen får et klarere bilde av hva som foregår.

I enkelte tilfeller treffes beslutningen i grupper. Det er imidlertid ikke gitt at variert fagekspertise gir bedre beslutninger. Man må ha en klar oppfatning av i hvilke faser av beslutningsprosessen gruppen kan gi størst bidrag.

Storbykommunene opererer gjerne med et bredere LIS-begrep, som i enda større grad understøtter beslutnings- og læreprosessen.

Både og

Mens ledelsen tidligere måtte velge mellom en sentralisert eller desentralisert struktur, eksisterer det i dag et tredje alternativ: "Technology-drive control systems that support the flexibility and responsiveness of a desentralized organization, as well as the integration and control of a centralized organization", for å sitere fra en artikkel i Harvard Business Review fra 1988.

IT er med andre ord blitt et verktøy for nedskalering og omstrukturering, gjennom økt sentralisert kontroll og nye kommunikasjonskanaler, samtidig som det ikke går på bekostning av desentraliserte beslutningsprosesser.

"Kommuneforvaltningen mangler idag effektive systemer for beslutningsstøtte og styring av ressursbruken. Utvikling av slike ledelsesinformasjonssystemer bør prioriteres høyt. Det er også en viktig oppgave å utvikle informasjons- og styringssystemer for politikerne", heter det i en utreding fra Kommunenes Sentralforbund fra 1991.

Dette krever imidlertid at de tradisjonelle, hierarkiske organisasjonene viker plassen for andre typer organisasjoner, ikke minst slike som er basert på et nettverk av spesialister. Det meste av teknologien som trengs, som ekspertsystemer, gruppevare og LIS, er allerede kommersielt tilgjengelig.

LIS egner seg spesielt for overvåking av omstillingsprosesser, samtidig som LIS-prosjekter medvirker til sterkere fokus på hva som er viktig å overvåke og dermed også til endring av lederoppgaven.

Konflikter

Mye av ledelsesinformasjonen oppstår i linjeorganisasjonen, og rapporteres via linjeledelsen til toppledelsen. Ved innføring av LIS frykter ofte linjeledelsen at mange ting blir for synlige for toppledelsen. Videre føler de som har stabsfunksjoner at deres rolle som informasjonsformidler overfor ledelsen blir redusert.

Det er derfor viktig å utarbeide klare IT-strategier som er forankret i overordnede mål og strategier. Og ledelsens engasjement i planleggings- og gjennomføringsfasen er meget viktig. Strategisk IT-planlegging bør derfor inngå som en del av all lederopplæring i kommunene. Strategisk IT-planlegging bør også inngå som et element i virksomhetens øvrige, strategiske planarbeid.

Hva oppnås?

Men Døli skriver at LIS gir en langt tidligere varsling av fluktuasjoner og uregelmessigheter i økonomien i en kommune. Derved kan problemstillingene settes på dagsorden tidligere, og man kan gå inn i reelle diskusjoner i forbindelse med budsjettrevisjoner på et tidligere tidspunkt.

En undersøkelse utført av Hanne Veitland i danske kommuner, viser at de fleste har forventninger om at LIS skal gi ny innsikt og viten. Disse forventningene blir gjerne innfridd.

De som var med i undersøkelsen regnet ikke med å få tilsendt mindre informasjon enn tidligere etter en LIS-satsing. Ja, de var klart avvisende til en eventuell reduksjon. Men LIS-brukerne måtte etter hvert innrømme at LIS reduserte informasjonsmengden.

Den danske undersøkelsen viste også at de spurte forventer at en LIS-løsning tilpasses ledernes behov og arbeidsmåte, og er basert på forutsetninger som er alment aksepterte. Undersøkelsen spriker imidlertid med hensyn til om man tror at LIS vil gi en flatere organisasjon eller endre ledelsesformen. Den gruppen som ikke har positive forventninger til LIS, trenger både mer informasjon om LIS og å høre mer om de positive resultatene som oppnås. Det dreier seg om modning i relasjon til et nytt verktøy.

Døli påpeker at ledere på strategisk nivå ser små virkninger av LIS og er relativt likegyldige, kanskje direkte negative. Ledere på taktisk nivå er mer positive, spesielt til LIS i forbindelse med taktiske kontrolloppgaver, og mindre mot analyser.

Til tross for at de spurte generelt tror at IT-baserte verktøy vil gi økt fleksibilitet og omstillingsevne, påpeker enkelte at de i noen tilfeller virker konserverende. Dette faremomentet bør man også være oppmerksom på ved anskaffelse av LIS-løsninger.

			LIS/EIS, BPR og TKL

Selv har vi prøvd å se totalkvalitetsledelse (TKL) og BPR i sammenheng. Men det er klart at også de styrings- og ledelsesverktøy som omfattes av LIS-begrepet må ses i sammenheng med disse gjennomgripende ledelseskonseptene.

Det man må være oppmerksom på hele veien, er at ikke "maler seg inn i et hjørne" ved slike helhetlige satsinger. For enkelte av løsningene kan forsterke negative, hierarkiske tendenser innen ledelsen; ovenfra-og-nedover-holdninger.

For det kreves nå at de moderne organisasjonene blir mer og mer gjennomsiktige, transparente, med krysskommunikasjon i alle retninger. Verktøy som i ett øyeblikk kan gi et løft, vil på sikt kunne bli en bøyg som låser de kontinuerlige endringsprosessene.

			Ulike typer teknologistøtte

NEGATIV: Døli påpeker at ledere på strategisk nivå ser små virkninger av