Må ha klareree-post-regler

Roper varsko om
e-post i departementene

---

Dersom alle e-post-meldinger, uansett innhold, betraktes og behandles som uformelle og ugyldige dokumenter, kan forvaltningens praksis vise seg å være i strid med loven.

---

Dette slår Ellen Strålberg Janson fast i sin hovedoppgave om e-post i departementene. Strålberg Janson får gode attester for oppgaven, som inngår som en rapport i det pågående Otello-prosjektet om IT-bruk i offentlig forvaltning, drevet av Norsk Regnesentral.

Strålberg Janson har ved å studere regelverket i forvaltningen kommet fram til at e-post-bruk i departementene kan være i strid med blant annet Forvaltningsloven og Offentlighetsloven.

Fare for huller

Manglende registrering av e-post kan føre til "usynlige huller" i saksbehandlingen. Det er en fare for at informasjon av interesse for en sak ikke blir journalført, skriver Strålberg Janson.

-- Jeg tror ikke dette er et stort problem i dag, fordi nesten all e-post er av uformell karakter. Men det hersker likevel en del usikkerhet rundt e-post-bruk på dette punktet, sier Strålberg Janson.

Selv om hovedfagstudenten ikke vil si at dette er et problem nå, mener hun det er grunn til å rope et varsko. Hvis ingenting blir gjort, kan det bli en uoversiktlig situasjon i forvaltningen.

Statens forvaltningstjeneste har gitt ut interne retningslinjer for e-post, som blant annet sier at e-post ikke skal brukes til "offisielle dokumenter som skal arkivlegges i en sak". Reglene er utarbeidet fordi det hersker stor usikkerhet om hvordan man skal bruke e-post på en korrekt måte.

-- Men det bør gjøres mer enn som så. Vi må sørge for gode e-post-rutiner og god praksis i hele forvaltningen. Her må det gjøres noe før det blir et problem om noen år, sier Strålberg Janson.

Modernisering

Hun viser til nye retningslinjer i Sverige, hvor det påpekes at saksbehandlere skal vurdere om informasjon som blir sendt via e-post skal betraktes som offisielt og legges ved saken. Saksbehandlerne pålegges dermed et større ansvar for behandling av e-post og telefaks enn tilfellet er i Norge.

-- Vi bør se på det de har gjort i Sverige, hvor e-post i større grad blir behandlet på lik linje med annen informasjon. Det er viktig å få regler på et tidlig tidspunkt. Det er derfor positivt at det er nedsatt en arbeidsgruppe i Administrasjonsdepartementet som skal se på nettopp dette, sier Strålberg Janson.

En felles nordisk praksis på dette feltet vil bli viktig, med tanke på at e-post kan bli et verdifullt hjelpemiddel i det nordiske samarbeidet, mener hun.

Det finnes et omfattende regelverk som forvaltningen må forholde seg til. Forvaltningsloven, Offentlighetsloven, forskrifter til Arkivloven, Arkivinstruksen, spesielle departementsregler, Statens Generelle Kravspesifikasjoner og NOARK-standarden er de mest sentrale.

Uklart skille

Forvaltningsloven sier at muntlig informasjon, som har betydning for en sak, skal protokolleres. Dette betyr at også enkelte e-post-meldinger omfattes av loven. Dersom e-post-meldinger protokolleres, omfattes de også av Offentlighetsloven, som åpner for innsyn.

Men i hvor stor grad disse reglene følges er altså uklart. Strålberg Janson mener undersøkelser blant saksbehandlere kan tyde på at dokumenter sendt via e-post blir betraktet som å være utenfor de nevnte lovers virkeområde.

-- Det er ikke alltid lett å skille mellom offisielle og uoffisielle dokumenter. Problemet ble særlig aktualisert da telefaksen gjorde sitt inntog. Jeg har fått inntrykk av at dette er et reellt problem allerede i dag, og at det kan forsterkes ytterligere med bruk av e-post.

Strålberg Janson konkluderer med at det i Norge, med dagens regelverk, ikke bør brukes e-post alene til oversendelse av offisielle saksdokumenter. Fra 1. januar får hun nok anledning til å jobbe videre med problemstillingen, som nyansatt konsulent i Cap Computas' avdeling for offentlig sektor.

VARSKO: Ellen Strålberg Janson advarer mot at manglende journalføring av e-post-meldinger kan gi "usynlige huller" i forvaltningens saksbehandling.