![[Forrige artikkel]](../../gifs/prev.gif)
![[CW hjemmeside]](../../gifs/cw.gif)
![[Neste artikkel]](../../gifs/next.gif)
Hvordan forvalte informasjonsressurser?
Velg produkter som tilbyr åpne dictionaries/repositories
Vi trenger en slags organisasjonens Gule Sider som gir deg svaret på hvordan en bestemt oppgave kan løses, hvor informasjon finnes, hvordan den er strukturert og hvordan den aksesseres, skriver sjefskonsulent Stein Arne Nistad IDC Integrert Data Consult AS
Den dagen bare det å stå opp, viser seg å være en katastrofe i seg selv -- en katastrofe som følges opp av nye i tett rekkefølge. Små katastrofer som at toalettet tetter seg -- samtidig som storebror kløyver leppa på minstemann i kamp om en hammer -- hvoretter han i kampens hete knuser husets akvarium, med påfølgende vannskader i etasjeskiller, kortslutning av elektrisk anlegg, og illeluktende akvarievann som drypper og drypper fra taket, ned i fruens nye sofa. Har du settingen -- jeg mener -- det er da du virkelig trenger hjelp; En rørlegger til toalettet, en forsikringsmann for å ta akvariumsølet i øyesyn, et nytt akvarium, snekker for å rive opp etasjeskilleren, noen til å rense møblene i stua, lege til minstemanns kløyvde leppe (som du nesten hadde glemt i farta).
Kanskje du kjenner følelsen -- følelsen du har den dagen omgivelsene forener krefter for å ta rotta på akkurat deg.
Eller hva med en psykiater eller familierådgiver -- du vet, krisene kommer ofte til overflaten i slike lett stressede situasjoner hvor mor gråter og far er sint. Kort sagt: En dag en aldri burde ha stått opp til!
Heldigvis finnes det hjelp i en sådan stund (så fremt akvarievannet ikke har kortsluttet telefonene)! I sin visdom har Televerket utstyrt alle hustander i Norge med et utmerket produkt, omtalt, omskrevet og reklamert for som "Televerkets Gule Sider". Her finner du de du trenger, lege, rørlegger, psykiater, zoologisk forretning osv. Tilgjengelige tjenester er pent ordnet på stikkords form. Du kjenner stikkordet -- de Gule Sidene gir deg svaret. Har du problemer med stikkordene sier du? Fatt mot du er fortsatt ikke fortapt: Det finnes nemlig en interaktiv variant av produktet. Slå 180, og en hyggelig dame (har noen møtt en mann på dette nummeret) bistår deg med opplysninger om de tjenestene du trenger.
Televerkets Gule Sider er en utmerket dokumentasjon av hvilke typer tjenester som er tilgjengelig i det telenettet som er bygget opp gjennom årtier i Norge. Her er det ikke snakk om å dokumentere infrastrukturen ut fra en teknologisk innfallsvinkel -- nei det er snakk om en brukerorientert dokumentasjon av tjenester. Den nødvendige tekniske infrastrukturen (telenettet), som er nødvendig for at brukeren skal kunne nå tjenesten er nesten fullstendig skjult i Televerkets Gule Sider. Telefonnummeret er forbindelsesleddet -- du finner riktig telefonnummer, og den tekniske infrastrukturen, hvor telefonapparatet utgjør brukergrensesnittet, sørger for at du kommer i kontakt med noen som kan utføre den tjenesten du har behov for!
Denne artikkelen er skrevet på en Dell 486-maskin som er koblet opp mot en eller flere servere. Det finnes en mengde andre PCer i nettet, men de har ikke jeg noe forhold til. Ei har jeg et forhold til hvilke ressurser som finnes på de andre PCene i huset, som printere, skannere, CD-rom etc. Noen har fortalt at det finnes et FAX-modem, men jeg vet ikke hvor det er eller hvordan det brukes. Før jeg begynte på denne artikkelen laget jeg noen foiler til et foredrag. Noen har fortalt meg at det finnes et bibliotek med figurer og bilder installert et eller annet sted i nettet. Ved iherdig bruk av File-Manager fant jeg omsider frem til biblioteket etter å ha skannet nesten samtlige kataloger på samtlige servere i nettet.
Noe forteller meg at det finnes andre programmer, biblioteker, funksjoner periferiutstyr og ikke minst informasjon tilgjengelig i nettet som jeg kunne ha god nytte av, men jeg aner ikke hvordan jeg skal få oversikt eller tilgang til informasjon om hva som finnes. Kanskje eksisterer denne informasjonen ikke samlet et sted, kanskje finnes den samlet i hodet på en eller annen systemansvarlig -- jeg har i alle fall ikke tilgang til den. Jeg mangler med andre ord tilgang til en tjenesetorientert dokumentasjon -- en slags organisasjonens Gule Sider, som dokumenterer tjenestene jeg kan få utført via den tekniske infrastrukturen som min PC er en del av.
Problemet er knyttet til det som på finspråk benevnes som metainformasjon eller om en vil: Informasjon om informasjon. I de fleste organisasjoner er bevissthetsnivået i forhold til hvordan metainformasjon skal samles inn, forvaltes og gjøres tilgjengelig for brukerne svært lavt eller fullstendig fraværende. Det er imidlertid viktige problemstillinger det er snakk om: Med kraftige verktøy som Excel og Lotus finnes det i dag muligheter for å behandle data lokalt hos den enkelte bruker på meget avanserte måter.
Men hva hjelper det, når informasjonen om hvor de aktuelle data befinner seg (i hvilken database), hvordan datagrunnlaget er strukturert (datamodell) og ikke minst hvordan de kan aksesseres ikke er tilgjengelig. Da sitter sluttbrukeren med skjegget i postkassa og må kontakte en eller annen "guru" for å få tilgang til det nødvendige datagrunnlaget. Det potensialet de kraftige PC-verktøyene representerer for sluttbrukeren forblir derved uutnyttet, mens systemansvarlig eller dataavdelingen fortsatt er like beskjeftiget.
Dypest sett er problemstillingen ovenfor knyttet til oppgaven med å forvalte informasjonsressurser. Fravær av velstrukturerte metadata fører lett til fremveksten av "informasjonsøyer" i organisasjonen, med duplisert, redundant og ikke minst kvalitativt korrupt informasjon i organisasjonen som resultat. Så lenge det verken finnes noen som tar ansvaret for å definere begrepsinnhold, format og struktur for f.eks. kundenummer, navn, adresse osv. blomstrer de tusen blomster.
I et tilfelle fant vi for noen år siden nitten ulike kundekartotek med ulik struktur i en ikke altfor stor organisasjon. Med stor sannsynlighet er det grunn til å anta at i hvert av de nitten kunderegistrene hver for seg inneholdt delevis korrekt informasjon. Dermed var det også umulig å vite hvilke av de nitten registerne som inneholdt korrekt kundeinnformasjon for en gitt kunde. Da rører vi ikke bare ved et problem knyttet til tilgjengeligheten til informasjon, men også ved det faktum at den informasjon som finnes ikke er troverdig i forhold til kvalitet.
Problemet er med andre ord lett å fatte; Det handler om å dokumentere nettverk, maskiner, datamodeller, logiske og fysiske sammenhenger mellom informasjon, lokalisering av maskiner og periferienheter, definisjon av sikkerhetssystemer og aksessveier -- kort sagt en slags organisasjonens Gule Sider som gir deg svaret på hvordan en bestemt oppgave kan løses, hvor informasjon finnes, hvordan den er strukturert og hvordan den aksesseres.
På dette stadiet i artikkellen er det på tide å introdusere et slags løsningsalternativ. "Repository" - forslår jeg spakt, og holder hodet litt lavt. For ordet repository har ikke nødvendigvis en trygg og malmfull klang. Det har vært gjort gjentatte forsøk på å definere "the ultimate repository" og for ikke lenge siden var repository et av bransjens heteste buzz-words. IBM har vært på banen med Repository Manager som var en av grunnsteinene i AD/Cycle -- et konsept som forsvant etter flere års markedsføring. I den senere tid er det annonsert et samarbeid mellom IEF (James Martin) og Microsoft hvis formål er å etablere en felles repository/dictionary. Imidlertid er veien fortsatt lang og den synes tung å gå.
De som følte at presset begynte å bli vel stort kan puste lettet ut -- for det finnes ikke noen fullgodt produkt på markedet i dag som løser fullt ut problemstillingene knyttet til metadata. Puste lettet ut -- trodde de. Det at det i dag ikke finnes et "fullkomment" dekkende repository, som i et multiplattformmiljø fult ut kan håndtere organisasjonens meta-informasjon betyr ikke at meta-informasjon, ikke må håndteres. For det må den; "Den som kontrollerer nettverket eier kunden", var et slagord i bransjen for en tid tilbake. I dag burde det heller være: Den som kan dokumentere kundens Meta-informasjon eier kunden! Selv om tilgjengelige repositories ikke er 100 prosent dekkende, finnes det gode produkter og flere er på vei.
I dag finnes det på markedet enkelte rendyrkede repository produkter som f.eks DB Excel fra Reltech, samt produkter fra Browstone og Rochade. Videre finnes det mer typiske Case verktøy som StP, Systems Engineer, Bachman osv. som er godt egnet for dokumentasjon av meta-informasjon i form av ER-diagram og andre typer datamodeller. Uniface, IEF, Oracle og Systemator m.fl. har alle innebygde omfattende dictionaries som ikke bare dokumenterer datamodell, men også forretnings og programlogikk. Sluttbrukerverktøy som GQL og Business Object er basert på en intern dictionaries, som i stor utstrekning dekker over både den tekniske infrastrukturen og den fysiske og logiske databasestrukturen, som vanligvis må være kjent i detalj for å nå et sett med data.
Generelt sett er det viktig å velge produkter som tilbyr åpne dictionaries/repositories i betydningen at den interne strukturen er dokumentert, og at det er mulig å utveksle informasjon ved bruk av standarder som f.eks CDIF-formatet. Når det gjelder repository- og CASE produkter går det et viktig skille mellom C-CASE (Component CASE) og I-CASE (Integrated CASE). Et C-CASE produkt har som innfallsvinkel å dokumentere meta-informasjon på tvers av leverandør og teknologi grenser. Hensikten med den interne repository/dictionary i et I-CASE er derimot primært å lagre meta-data som er nødvendig for å støtte leverandørspesifikke og integrerte utviklings og sluttbrukerverktøy.
Mitt hovedpoeng er at det å ta i bruk et eller flere C-CASE eller I-CASE produkter, kombinert med organisasjonsspesifikke rutiner for vedlikehold av meta-informasjon i f.eks. Word, Access osv. er en god begynnelse. For noe er mye er bedre enn ingenting og ingenting er bedre enn å skaffe tilgang til mye metainformasjon. Utfordringen ligger i å ta fatt i den "kvisthaugen" av ulike logiske og fysiske komponenter de fleste datanettverk representerer, og å dokumentere infrastruktur, hvilke tjenester som finnes og hvordan disse utføres i et "repository" - en slags organisasjonens Gule Sider for viderekommende.
For som en gammel mattelærer fra Vestlandet engang så treffende uttalte: "Ein fø makt øve tinga ved å sette namn på dei".
![[Image map not available]](../../gifs/artmap.gif)