Faks pr. tastetrykk

Computerworld tester programvare for faks

---

Programvare for faks er på fremmarsj. Med et tastetrykk kan du sende brev direkte fra PCen til en, 10, eller 100 mennesker - uten å bruke et eneste papirark. I en undersøkelse fra amerikanske Info World, markerer Delrinas WinFax Professional 4.0 seg som den desidert beste programvaren på markedet.

---

Det er mange grunner til å bruke faksprogrammer for datamaskinen. Først og fremst kan du automatisk opprettholde en elektronisk oversikt over faksaktiviteten, hvis denne går gjennom datamaskinen din. Dette vil innebære slutten på ukontrollerte leteaksjoner etter forsvunne papirer, og slutten på ekstraarbeid med å måtte skrive flekkete og krøllete fakser ut på nytt før du kan sende dem.

Med denne faksmaskinen trenger du heller ikke å stå på vakt og vente på at faksen skal bli sent. Du trenger faktisk ikke en gang å være i bygget; ved å programmere faksen til å sende på et senere tidspunkt, kan du unngå å sperre telefonlinjene så vel som å spare tellerskritt.

Hvis du allerede har en laserskriver, så vil det være billigere å kjøpe programvare og faksmodem, enn det vil være å kjøpe en vanlig papirfaksmaskin. Og finner du en faksprogramvarepakke som fungerer med blant annet den elektroniske postprogramvaren du bruker, så vil du sitte med en alt-i-en-kommunikasjonsløsning. Med WinFax Professional kan du for eksempel sende, motta, og styre den elektroniske posten samtidig med faksbeskjedene. Forvent ikke at den gamle faksmaskinen din gjør det samme.

Den tradisjonelle faksmaskinen

Vanskeligheten med å installere faks\modem og programvare er et problem som raskt vil bli ryddet opp i. Mange datamaskiner kommer i dag med ferdig installert faks\modem, eller de er utstyrt med hurtig serieutgang som bruker kan knytte til en ekstern faks\modem. Videre er det forholdsvis enkelt å installere de nyeste programvarene for faks, takket være automatisk modemsporer og konfigurasjonsfunksjoner.

Problemet med å få utskrift omformet til en digital form som PCen kan bruke er fremdeles en stor nøtt å knekke. Her vil du vil typisk trenge en skanner, og selv om skannere stiger i popularitet, er de langt fra et vanlig arbeidsverktøy. For å gjøre situasjonen verre, så er en skanner et annet komplisert stykke utstyr som de fleste kontorarbeidere vil finne mer skremmende faksmaskinen. Men sender du flere fakser enn du mottar og de fleste av disse blir produsert på en datamaskin, så bør du ta en titt på faksprogramvarene tilgjengelig.

Testproduktene

Slik ble testen utført

En testplan ble utformet for denne første formelle InfoWorld testen av faksprogramvare. Hvert program ble kjørt gjennom en rekke oppgaver som tilsvarer de funksjonene en faksbruker til daglig bruker mest. Testen fokuserte primært på hvor lett programmene var å lære, og hvor lett de var i bruk.

Hvert program ble også kjørt gjennom en rekke hastighetstester utformet for å teste hvor mye tid det vanligvis tar å sende fakser fra PCen. For hvis det er raskere å reise seg fra pulten og sende en faks manuelt, hvorfor bry seg om faksprogramvaren?

Prestasjon:

For å score tilfredstillende måtte programmet bli installert på en kjapp og grei måte, uten konfigurasjonsproblemer eller spørsmål om oppsettet. Poeng ble tildelt hvis programmet automatisk fant og konfigurerte faks\modem, og om det tilbød sikkerhetsfunksjoner. Oversikt over harddiskkrav og tilgjengelighet, samt tilgang på diverse brukerinstallasjons- og konfigurasjonsmuligheter økte også poengsummen.

Å lage en faks: Enkle en-siders fakser ble konstruert. Samme data ble brukt for samtlige fakser, men fra forskjellige kilder. En forside ble laget i faksprogramvareappliksjonen; en tilsvarende ble laget i en annen Windowsapplikasjon. Sider ble skannet inn i programmet, og binærfiler ble prøvd festet og sendt med faksen.

Hvert programs formateringsverktøy, forhåndsvisningsmuligheter, og korrekturmerking- og stavekontrollfunksjoner ble undersøkt. Tekst ble klippet fra en annen Windowsapplikasjon og limt inn på forsiden.

For å score tilfredsstillende måtte programmet legge inn tekst på forsiden, legge inn bilder fra skanneren, og lage fakser fra dokumenter i andre Windowsapplikasjoner. Poeng ble gitt hvis programmet kunne importere grafikk på forsiden og feste det til binærfiler. Program med makroer som konvertert eksterne dokumenter til fakser (uten å måtte forandre skrivedriveren)ble tildelt flere poeng. Programmet fikk høyere poengsum hvis det kopiere tekst fra andre applikasjoner og limte det på forsiden.

Tilrettelegging og bruk av telefonlisten: 10 navn ble lagt til programmets standard telefonliste. Det ble notert hvor lett det var og legge til navneinformasjon, samt antall og type datafelter tilgjengelig. Programverktøy for søking og sortering av telefonlisten, utskriftsoversikt, oppsett av mottakergrupper, og muligheten til å lagre flere telefonlister samtidig ble undersøkt. Programmet ble sjekket for brukers mulighet til å sende fakser fra en elektronisk almanakk (PIM) og å styre elektronisk post fra faksprogrammet. En begrenset ASCII-fil med 500 navn ble importert til programmets telefonliste, og det ble underskøkt hvor lett den var i bruk og om den støttet andre filformater.

For å score tilfredsstillende måtte programmet la bruker tilføye filer til telefonlisten og utskriftsoversikten. Det måtte også importere ASCII-filen. Programmet fikk en høyere poengsum hvis det lot bruker sortere telefonlisten etter navn og firma, og hvis telefonlisten var interaktiv med andre Windowsapplikasjoner.

Kreasjon og styring av forsiden: Antall forhåndstegnede forsider ble notert. Forsidene ble forsøkt brukertilpasset ved å sette inn firmalogo, standardtekst og variable felter. Egne forsider ble forsøkt laget fra start, og programmets grafiske importmuligheter og tegneverktøy ble bemerket. Til slutt ble programmets forsideutvalg sjekket for katalogiseringsmuligheter.

For å score tilfredsstillende måtte programmet la bruker lage egne forsider, importere et grafisk bilde på forsiden, og lagre mer enn en enkel forside til fremtidig bruk. Programmet fikk ekstra poeng hvis forsideformatet kunne modifiseres, og bruker kunne velge forskjellige fonter og størrelser. Programmet fikk i tillegg flere poeng hvis det hadde en variasjon av forhåndstegnede forsider og tilbød et visuelt bibliotek for valg av sider.

Sende og motta fakser: Hvert programs valgmuligheter for å sende og motta fakser ble testet. Faksen ble skrevet, adressert, og faksprogrammet ble konfigurert for å automatisk prosessere fakser ved sending og mottakelse.

For å score tilfredsstillende måtte programmet sende og motta alle testfaksene, i tillegg til å la bruker spesifisere antall forsøk hvis mottakerstasjonen var opptatt. Programmet fikk en høyere poengsum hvis fakser kunne adresseres til navngitte mottakergrupper, konfigurers til automatisk fjerning av sendte fakser istedenfor å lagre dem, og automatisk videresende mottatte fakser til et annet nummer.

Fakskontroll: Fakskontrollfunksjoner som søking, sortering, flytting, fjerning og arkivering ble undersøkt. Logger som programmet brukte til å søke etter lagrede fakser ble evaluert. Hvert programs verktøy for å lese fakser, inkludert rotering- og antibivirkningsfunskjoner ble testet.

For å score tilfredsstillende måtte programmet ha en brukbar katalogstruktur for lokalisering av sendte og mottatte fakser. Det måtte være lett å lese, skrive ut og fjerne fakser. Ekstra poeng ble tildelt program som lot bruker lage egne foldere for oppbevaring av fakser. Programmet fikk en høyere poengsum hvis bruker kunne sortere logger etter forskjellige kriterier og hvis det var mulig å automatisk fjerne fakser etter en bestemt tidsperiode.

Optisk tegnlesing: Hurtighet, nøyaktighet, fleksibilitet og brukervennlighet var funksjoner som ble utført på faksprogrammets optiske tegnlesing. Nøyaktighet ble målt ved å telle feil i et dokument som ble fakset til hvert program og kjørt gjennom dets optiske tegnlesingsrutiner. Stavekontrollverktøy, verifiseringsverktøy, språkstøtte, og eksportformater ble notert. Det ble notert om den optiske tegnlesingmotoren kunne trenes opp til å yte større nøyaktighet eller ikke.

For å score tilfredsstillende måtte programmet gjennomføre de optiske tegnlesingsoppgavene med en feilmargin på 15 prosent eller mindre. Det måtte også la bruker lagre resultatfilene i populære Windows tekstbehandlingsprosessorformater. For å score bra måtte programmet ha en feilmargin på 10 prosent eller mindre og tilby stavekontroll for verifisering av arbeid. For å score meget bra måtte programmet tilfredsstille alle nevnte krav, og tilby en innebygget tekstredigerer med verifiseringsverktøy. Programmet fikk ekstra poeng for gjenkjennelse av mer enn et språk, og for å lagre resultater av optisk tegnlesing i mindre vanlige filformater.

Hastighet: Fem tester ble kjørt for å teste hvor raskt hvert produkt utførte faksoperasjoner. Det ble målt hvor lang tid det tok å sende en forsidefaks (10 prosent av totale poengsum); spole og sende en fremsiders faks med forside fra Microsofts Word for Windows 6.0 (20 prosent); motta en tosiders faks med forside (30 prosent); rotere en enkel side av en mottatt faks (5 prosent); og rotere og lagre en tosiders mottatt faks (10 prosent).

For å teste programmets utskriftshastighet, ble det målt hvor lang tid det tok å spole en tresiders faks med forside (10 prosent av total poengsum); og hvor lang tid det tok å skrive ut den samme tresiders faksen (inkludert spoletiden) etter at utskriftskommandoen ble tastet inn (15 prosent).

Programmets poengsum ble basert på prestasjon relativ til konkurrentene.

Produktene

Delrinas WinFax Professional er det kraftigste og mest fleksible faksprogrammet på markedet, og forblir forholdsvis enkelt å bruke. Du kan, for eksempel, sortere WinFax Professionals fakslogger i hvilken som helst kolonne ved å klikke på musen. Du kan til og med bruke WinFax Professional sin logger for å motta og styre Microsoft Mail eller Lotus Development cc:Mail trafikken din. Du kan bruke WinFax Professional med telefonlister i Polaris Softwares PackRat eller Arabesque Softwares Ecco elekroniske almanakk for å finne faksadresser. Det tilbyr en rekke funksjoner som ikke finnes i de konkurrerende programpakkene, som krypterte oversendelser av binærfiler og sanntidsvisning av innkommende fakser. Selv om programmets funksjoner kunne vært lettere i bruk, så representerer WinFax Professional det beste du kan kjøpe.

DataFax+, versjon 4.1e

Trio Information Systems DataFax+ 4.1e tilbyr en håndfull av stilige funksjoner som du ikke finner i de andre produktene som er nevnt i denne undersøkelsen. Programmet tilbyr for eksempel statistikk over et halvt dusin faksoverførelser, som kan hjelpe et travelt kontor med å holde bedre oversikt over fakstrafikken. DataFax+ kan også ta skjermdeler fra andre Windowsapplikasjoner og sette dem rett inn i en faks. Men før du løper ut for å kjøpe den, så tenk over noen av de signifikante ulempene.Programmet bruker uvanlige terminologier og krever flere skritt enn nødvendig for å utføre stort sett en hver operasjon. Dessuten er DataFax+ det vanskeligste programmet å lære, og kommer med dårlig dokumentasjon. Avgjørelsen burde være enkel: Ønsker du de uvanlige verktøyene som DataFax+ tilbyr, så prøv det gjerne. Hvis ikke kan du like gjerne bruke pengene dine på noe annet.

UltraFax, versjon 1.1

SofKeys UltraFax 1.1 har ikke ekstrafunksjonene som konkurrentene tilbyr -- fjerntilgang til fakser, automatisk videresendelse av fakser, arkiveringsverktøy -- men den gjør en brukbar jobb når det gjelder basis faksfunksjoner, og lesing av fakser. Det er også et av programmene som sparer flest av Windowsresurssene dine. Trenger du kun basisfunksjonene, så er UltraFax et greit nok kjøp.

Resultatet

                                                WinFax Pro   DataFax+   UltraFax   
Faksoperasjoner                                                                    










Sende forsideNøyaktighet                        01:00.494%   01:15.688  01:40.771  
                                                             %          %          

                                    WinFax Pro     DataFax+       UltraFax      
                                    versjon 4.0    versjon 4.1e   versjon 1.1   
Pris*                               1.250,-        760,-          1.090,-       









PrestasjonSluttsum                           7,6            5,0            4,2  

Resultatguide

U = Utmerket - utmerket på alle områder

MB = Meget Bra - opfyller de viktigste kravene, i tillegg til andre funskjoner og fordeler

B = Bra - oppfyller de viktigste kravene, i tillegg til en del ekstra funskjoner

T = Tilfredsstillende - oppfyller de viktigste kravene

D = Dårlig - oppfyller ikke alle kravene

U = Uakseptabelt - oppfyller ikke en gang et minimum av hva man kan forlange

___________________________________________________________________________

* Pris - Alle priser er oppgitt ekslusive merverdiavgift. Prisene er for full programpakke. Det forekommer ofte spesialtilbud. Skal du oppgradere tidligere versjon, kan det også finnes spesialtilbud.

Tilgjengelig i Norge

DataFax+, versjon 4.1e distribueres av blant annet Jotec A\S (22 - 651415), og koster kr. 760,- ekslusive moms. Oppgradering av tidligere versjon koster kr. 300,-

UltraFax, versjon 1.1 distribueres av Swanholm Distribution AS (Tlf: 22 - 116828). Programmet koster kr. 1.090,- eksklusive moms; kr. 530, for oppgradering.

Artikkel automatisk generert, 11/11-94, kl. 16.58 cw@oslonett.no