EØS-reglene gir bakoversveis

Mye nytt for kommunene

---

De nye EØS-reglene skaper mye hodebry for statsetater og kommuner når de skal kjøpe IT-produkter og tjenester. Men for IT-leverandørene blir hverdagen enklere.

---

Statsforvaltningen er vant med å handle ut fra obligatoriske innkjøpsregler. For dem ligger nyhetene først og fremst i at EØS-reglene på viktige punkter avviker fra det de har praktisert til nå. Kommunesektoren har derimot ikke hatt et obligatorisk regelverk, bare en veiledende "normalinstruks" som var utformet for bygg- og anleggsektoren. For dem blir forandringene vesentlig større.

Varer og tjenester

Det er anskaffelsens hovedinnhold, målt i penger, som avgjør hvilket direktiv som skal gjelde. Kjøper man utstyr og tilhørende servicetjenester, vil dette regnes som et varekjøp. Bestiller man derimot et stort utviklingsprosjekt der det også skal leveres en maskin å kjøre systemet på, er dette tjenestekjøp.

Full åpenhet og sterk konkurranse om anskaffelsene er målet med EØS-reglene. De knesetter noen grunnprinsipper:

* Anskaffelser over en viss terskelverdi (1,6 mill. kroner pr. år) skal kunngjøres internasjonalt. Dette gjelder uansett om man vil kjøpe varer eller tjenester. Til og med løpende tjenester av typen teknisk vedlikehold og datasentralkjøringer er omfattet av reglene. Dette innebærer at alle større kontrakter som forvaltningen har basert sin drift på, skal ut på anbud og reforhandles årlig.

* Kundene skal levere forhåndsinformasjon hvis de planlegger å kjøpe for mer enn 6 millioner kroner i kommende budsjettår, og de skal også rykke inn meddelelse om hvem som har fått kontraktene. Hensikten er at leverandører skal kunne påklage en avgjørelse hvis de mener at reglene er brutt.

* Anskaffelser som i sin art hører sammen skal ikke deles opp for å snike seg under terskelverdien.

*Valgkriteriene skal oppgis på forhånd. Kundene er ikke forpliktet til å velge laveste anbyder, bare de gjør klart for all verden hvilke kriterier de vil legge størst vekt på.

* De 19 store statlige etater som omfattes av GATT-avtalen skal i tillegg kunngjøre de anskaffelser de planlegger å gjøre i det kommende året. Her er terskelverdien noe lavere. Hensikten her er at leverandørene skal kunne forberede seg ekstra godt.

* Anskaffelsene skal baseres på internasjonale standarder. Disse er beskrevet i European Procurement Handbook for Open Systems (EPHOS).

* Det skal benyttes objektive og ikke-diskriminerende kriterier i konkurransen slik at leverandører i hele EF/EØS-området stiller likt i utgangspunktet.

Prosedyrer

Hovedregelen er "åpen anbudskonkurranse" der alle interesserte leverandører kan delta. Anbud skal det ikke forhandles om eller fikses på, de skal aksepteres eller forkastes slik de er innlevert.

"Begrenset anbudskonkurranse" er en variant som betyr at det blir gjennomført en prekvalifiseringsrunde før selve anbudskonkurransen, der interesserte leverandører kan melde seg og der bare de som oppfyller de oppgitte krav slipper gjennom.

"Kjøp etter forhandlinger uten forutgående kunngjøring", det vil si å gå i forhandlinger med noen få utvalgte leverandører uten å ha gjennomført en anbudskonkurranse, får bare anvendes helt unntaksvis. Det skal utarbeides en rapport som begrunner hvorfor denne fremgangsmåte er valgt. Slike spesielle tilfeller er blant annet hvis kunden ikke har fått inn anbud i en tidligere runde, eller hvis anskaffelsen gjelder tilleggsleveranser til tidligere kjøp innen en treårsperiode.

Forsvinner

Tidsfristene er også regulert. Et åpent anbud skal ha frist på minimum 52 dager etter utlysningen i EU-organene, et begrenset anbud (som består av to runder) 77 dager. Ber leverandørene om tilleggsopplysninger, skal de være utsendt senest 6 dager innen anbudet skal være innlevert.

Vil reglene komme til å effektivisere kundenes og leverandørenes arbeid eller vil de føre til merarbeid for alle? For leverandørenes del vil det kanskje bli lettere å avgjøre om de ønsker å være med i en konkurranse. Skal de kunne konkurrere utenfor sitt hjemmemarked, må de regne med å måtte bygge opp sin kompetanse vesentlig. Dette kan være en fordel selv om det vil koste mye.

Kundene må ha mer disiplin og mindre improvisasjoner i forarbeidet. De må velge ett av anbudene uten først å kunne kjøpslå rundt dem i månedsvis. Da blir parallellforhandlinger ikke mulig i praksis. Dette er en ulempe for kundene som må legge mye mer arbeid i spesifiseringen, men antagelig en fordel for leverandørene.

Om man i det hele tatt kan bruke anbudsformen på for eksempel store utviklings- eller systemintegrasjonskontrakter er et annet spørsmål det hersker tvil om. Erfaringene foreløpig tilsier at en forsvinnende liten del av kontraktene har krysset landegrensene.

FORRVIRRET: EØS-reglene skaper hodebry for statlige og kommunale etater