Mission Impossible?

Virksomhetsomlafting (på amerikansk Business Process Re-engineering) er på alles lepper. Noen freser imot idèen, andre er entusiastiske. Alle er nysgjerrige -- men alt har hittil dreiet seg om privatbedrifter.

PETER HIDAS

Er virksomhetsomlafting i det hele tatt relevant for offentlig forvaltning? Alle de stjerne-eksemplene vi har lest om stammer fra store privatbedrifter som IBM Credit, Kodak, Ford Motor, Volvo og Ikea. Har angrepsmåten og erfaringene noen relevans for en statlig etat eller en fylkeskommune?

Forskjell

Det er klart at det er forskjell mellom forvaltning og næringsliv. Her er noen av dem i et nøtteskall: Forvaltningen kan ikke drives som en bedrift, og heller ikke bedømmes ut fra økonomisk suksess.

Ledere i næringslivet får gjøre noen feilaktige disposisjoner, bare de stort sett er suksessrike og fremadstormende. I forvaltningen er det meget farlig å gjøre feil, og man bruker gjerne ett år ekstra for å unngå det. Ingen husker de 99 riktige beslutningene, men ingen vil glemme den ene bommerten som ble slått opp på VG's førsteside. Næringslivet er ofte eneveldig styrt, forvaltningen må holde seg til demokratiske spilleregler. Den beveger seg langsomt og forsiktig, alle forslag må diskuteres, rygger skal beskyttes, papirhaugene vokser. Ofte krever gjennomføringen av forslag at lover må endres, og det tar tid. Beregninger av nytte i forhold til kostnader blir ofte meningsløse, forvaltningen skal tjene borgerne, kostnadene er underordnet. Forvaltningen får ikke glede av den skjerping konkurranse automatisk fører med seg, "kundene" har ikke annet å gjøre enn å vente til de får svar. Forvaltningen (ihvertfall statsforvaltningen) kan alltid skaffe seg mer penger hvis den vil eller føler seg truet. Det finnes alltid noe på kistebunnen bare man leter litt kreativt.

Vrengebilde?

Har jeg tegnet et vrengebilde av dagens norske forvaltning? Til en viss grad. Det er tegn i tiden på at forvaltningen er nødt til å bli mer lik bedrifter, og ta mer hensyn til økonomien. Bare se på helseminister Christies evigvarende skjærsild rundt ventelistegarantiene og sykehusenes bunnskrapte kasser. Det er helt klart at også forvaltningen må tenke mer på å gjøre de riktige ting istedenfor å gjøre ting riktig. Også den må forenkle sine prosesser slik at ressursene blir effektivt utnyttet. Også den må la være å utføre oppgaver som har hevd, men ikke bidrar til å oppfylle målene. Alt dette krever at forvaltningen tenker gjennom hvorfor oppgavene skal gjøres og hvordan de kan bli gjort vesentlig mer effektivt. Som alle overvektige personer bør forvaltningen mosjonere mer og spise mindre - istedenfor å kutte av seg noen fingre for å bli lettere.

Lafte om

"Det vanskelige er ikke å utvikle nye ideer, men å slippe unna de gamle", sa den kloke økonomen Keynes. Forvaltningen har bruk for å lafte om fordi det betyr både å tenke nytt og å forkaste gammelt. BPR er selvfølgelig langt mer enn IT selv om uten IT lar det seg ikke gjennomføre.

Virksomhetsomlafting er forskjellig fra vanlig systemutvikling av fire grunner:

· Særdeles ambisiøse mål istedenfor gradvise forbedringer. Man sikter ikke mot 10% produktivitetsgevinst, men 80%.

· For å kunne oppnå disse mål nytter det ikke å gjennomføre detaljendringer, forandringene må være fundamentale.

· Grepene vil være radikale. Reorganisering vil vike for restrukturering. Dette kan innebære at hele avdelinger forsvinner. I forvaltningen kan dette bety at store oppgaver (som innkreving av barnebidrag) blir flyttet fra en etat til en annen.

· Man fester blikket på tverrgående prosesser, ikke bare på ett enkelt funksjonsområde ad gangen. I forvaltningen er mange prosesser "etatsovergripende", det vil si at de strekker seg over flere selvstendige etater. Å ta fatt i slike krever mot.

Lederskap

Er det mulig å gå så kraftig til verks i den beskyttede offentlig sektor? Kanskje. Grobunnen må imidlertid være der. Og fra eksemplene i næringslivet vet vi at grobunnen enten kan være en erkjent krise som man er nødt til å gjøre noe med (som i helsesektoren) eller en ambisiøs ledelse som vil utrette noe stort (som beslutningen om å slå sammen skatte- og tolletaten m.fl. til en "avgiftsetat"). Sterk lederskap og is i magen er alfa og omega. Lederne må holde ut helt til prosjektet er avsluttet. Skifte av leder betyr døden for BPR-prosjekter fordi den nye leder sjelden vil identifisere seg med den tidligere lederens store ambisjoner, hun vil helst spille "safe" en stund. Radikale tiltak som omlafting vil selvfølgelig møte arg motstand som krever ledere som har tillit, autoritet og bunnløs energi á la Gro Harlem Brundtland. På et eller annet tidspunkt må de demokratiske prosessene vike for viljen til å få noe gjort.

Ukjent

Ved siden av ledere med "guts" vil det være behov for ressurser til å planlegge og gjennomføre (gjennomtvinge) forandringene. En sterk prosjektledelse er nummer 1. Dessuten må den riktige kompetansen være på plass. Forvaltningen er her nødt til å inngå strategiske allianser med private firmaer og hente inn eksterne folk. Årsaken er dels brist på egne ressurser og dels at mange av de metoder og tankeganger som det er behov for ennå er ukjent i forvaltningen selv om de lenge har vært brukt i næringslivet. Staten ved Finansdepartementet har for eksempel i noen år holdt på med en radikal omlafting av statsforvaltningens pengehusholdning (det såkalte "konsernkonto-prosjektet"), og hele prosjektet bygger på idèer og praksis omplantet fra store private konserner. Ingen blir profet i eget land, også derfor er det grunn til å bruke eksterne ressurser.

EØS-avtalen legger en gunstig grobunn for omlafting (enkelte vil kanskje kalle det omkalfatring). Vi ligger midt i strømmen, og blir i stadig større grad styrt av omgivelsene, om vi ønsker det eller ei. Monopolene skal avskaffes, den offentlige vekst skal begrenses, privatisering skal oppmuntres. Totalt sett betyr dette store endringer i offentlige sektors rolle. Om vi vil kalle dette BPR eller bruke det mer nøytrale ordet omstilling er egentlig ett fett. Svære greier vil det være uansett.

LAFTE OM: Er virksomhetsomlafting eller Business Process Reengineering

Artikkel automatisk generert, 11/11-94, kl. 16.56 cw@oslonett.no