Epost-orden i Staten

Det grunnleggende fundament for saksbehandling i staten er skriftlighet og dokumentasjon. Derfor er epost i denne fasen ikke godkjent som fullverdig kommunikasjonsform på linje med brev o.l.

Derfor må det bero på en misforståelse når Computerworld i forrige nummer hevder at staten ikke har regelverk for journalføring av epost og at dette skaper kaos. Langt i fra, her er intet kaos. Tverimot har staten et meget gjennomtenkt og grundig dokumentert opplegg for sin saksbehandling. Kravene til behandling av dokumenter til og fra statlige institusjoner finner vi f.eks. i forvaltningsloven, offentlighetsloven, arkivloven, arkivinstruksen, sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.

Epost har imidlertid ikke noen annen status enn andre former for uformell kommunikasjon. Den stiller på linje med telefonsamtaler. Disse skal nedtegnes, dateres, signeres og legges ved saksmappen, dersom mottaker mener samtalen/epostmeldingen er av interesse for sakens behandling.

Årsaken til denne klassifiseringen av epost er selvsagt at det ennå mangler viktige elementer i epost-systemet m.h.t. å sikre elektroniske signaturer (vi vil ikke bli lirt!), men også at staten må kreve ekstra sikkerhet mot ulovlig inntrenging i vårt nett. Vi må også ha gode krypteringsopplegg slik at vi kan sende konfidensielle og sikkerhetsgraderte dokumenter på nettet.

Epost er i sin naværende fase et utmerket og raskt instrument for uformelle beskjeder. I en del tilfeller kan det også være praktisk å ekspedere dokumenter elektronisk for å spare tid parallelt med at dokumenter går i papirversjon som originaldokument til mottaker -- og dermed inn i journalen. Gjennom stamnettet for regjeringskvartalet og eposttjenesten kan nå våre ca. 2.500 ansatte i departementene bruke dette verktøyet slik jeg har beskrevet her.

Men vårt ambisjonsnivå er selvsagt høyere. Vi jobber derfor nå med å utvikle epost til et ordinært verktøy i statens saksbehandling. Alt fra sikkerhet i nettet og kryptering til journalføring og arkivering av elektroniske dokumenter gjennomgås. Jeg håper teknologien er samarbeidsvillig slik at vi raskt kommer over i denne neste fasen i vår bruk av epost.

Så min oppfordring blir denne: Følg med, kanskje selv Computerworld kan lære noe av oss når det gjelder bruk av epost som en fullverdig dokumentasjon bl.a. ved inngåelse av avtaler.

ANNE-LISE HILMEN, STATSSEKRETæR ADMINISTRASJONSDEPARTEMENTET

IKKE KAOS: Statssekretær Anne-Lise Hilmen i Administrasjonsdepartementet mener Computerworld har misforstått.

Epost-orden i Staten

Det grunnleggende fundament for saksbehandling i staten er skriftlighet og dokumentasjon. Derfor er epost i denne fasen ikke godkjent som fullverdig kommunikasjonsform på linje med brev o.l.

Artikkel automatisk generert, 22/09-94, kl. 15.25 cw@oslonett.no