Epost-kaos

Staten mangler regler

---

Departementenes bruk av epost preges av kaos: Elektroniske meldinger til regjeringskvartalet blir ofte kastet og automatisk unntatt offentlighet. Epost-bruken øker for hver dag, men regelverket mangler.

---

Dette kom fram på et seminar som markerte ett år med epost i regjeringskvartalets Stamnett. 15 departementer og flere underliggende etater utveksler meldinger både internt og eksternt.

I dag er tjenesten hyppig i bruk til sending av enkle meldinger, møteinnkallelser, oversendelse av dokumenter, forespørsler osv.

Men epost-meldingene betraktes ikke som formelle brev. Foreløpig har de kun status som telefonsamtaler. Dette fører til mangelfull arkivering og at sakene automatisk unntas offentlighet.

Ugyldig

Miljøverndepartementet, som er storbruker av epost i eget etatsnett, har vedtatt at all epost har ugyldig karakter.

-- Formelle henvendelser til departementene skal skje i vanlig skriftlig form. Men nå går vi i gang med å kartlegge hvordan vi skal håndtere formelle henvendelser via epost, sier statssekretær Anne-Lise Hilmen i Administrasjonsdepartementet.

Det haster å få skikkelige kjøreregler for epost-bruken i Staten. I dag praktiserer departementene ulik håndering av epost. Noen journalfører en del epost, andre kaster de fleste eksterne meldingene.

En ny arbeidsgruppe nedsatt av Administrasjonsdepartementet og Statens forvaltningstjeneste skal snarest ta tak i problemstillingen. I dag finnes ikke arkivregler tilpasset epost-bruk.

-- Arbeidsgruppa skal jobbe for å gjøre epost til et ordinært saksbehandlingsverktøy, men først må en rekke problemer avklares, sier Hilmen.

Målet er en fullt utbygd eposttjeneste, godkjent som en fullverdig kommunikasjonsform i saksbehandlingen i staten. En felles statlig eposttjeneste må også innebære en forsvarlig formidling av gradert materiale og av statens offisielle dokumenter.

Arbeidsgruppa skal se på innføring av en felles statlig adressekultur og hvordan operatøransvaret bør organiseres. Den skal også analysere hvilke tjenester en slik statlig eposttjeneste bør kunne tilby.

I saksbehandling

-- En omfattende bruk av epost i saksbehandlingen i staten forutsetter at viktige funksjoner blir tilrettelagt, godkjent og utbygd. Her sikter jeg til regelverk, rutiner for journalføring, arkivering og avlevering av arkivverdig materiale. Vi trenger også visse sikkerhetsmekanismer, både som beskyttelse mot ulovlig innsyn og for å sikre at avsender og mottaker virkelig er dem de gir seg ut for, sier Hilmen.

Det vurderes nå om statens bruk av epost bør organiseres under et statlig "hovedpostkontor", et såkalt Administration Management Domain, med blant annet en felles adressestruktur og med et tilbud om felles løsninger på noen av disse problemene.

IVRIG BRUKER: Statssekretær Anne-Lise Hilmen i Administrasjonsdepartementet vil ha epost inn i ordinær saksbehandling, men først må en rekke problemer avklares.

Artikkel automatisk generert, 22/09-94, kl. 10.19 cw@oslonett.no