Kjøp av tele- og datatjenester

Rådgiver Per Kristian Lindberg i Statens forvaltningstjeneste, Seksjon Statskjøp har på oppdrag fra justisdepartementet, nylig avsluttet en utredning ved overføring av tale og data innenfor justissektoren.

I denne artikkelen omtales forslag til generelle tiltak for kostnadsreduksjoner ved innkjøp av tele- og datatjenester i staten, og det listes nye krav som stilles til innkjøpere ved fremtidig oppløsning av telemonopolet.

Løpende kostnader til overføring av tale og data i staten utgjør årlig anslagsvis 1.5 - 2 milliarder kroner. Det meste av dette er telefontjenester som anskaffes av statlige enheter ved direkte kjøp fra Televerket. Dette er en effektiv metode for innkjøp innenfor et telemonopol.

Dagens regelverk åpner for konkurranse innenfor tre områder som tidligere har vært monopolbelagt; "bedriftsnett", mobiltelefoni og datakommunikasjon. I praksis betyr dette at en statlig sektor med ca. 12.000 ansatte som for eksempel justissektoren, kan dekke sitt landsdekkende behov for disse tre tjenestene ved intern verdiskaping eller ved leverandør ett er anbud. Ved å benytte disse mulighetene kan man redusere kostnadene innenfor statlige sektorer. (En statlig sektor består av et departement, samtlige etater, direktorater og enheter som departementet har myndighet over.)

*Datakommunikasjon ble åpnet for konkurranse på begynnelsen av 90-tallet.

Gevinstpotensialet innenfor dette feltet vil følgelig være sterkt stigende de neste årene.

Etableringen av et utvidet marked for tele- og datatjenester, vil sette krav til staten som kjøper. EØS- kravene til kunngjøring ved kjøp av tjenester kan komme til å inkludere telefontjenester i fremtiden. Ved flere alternative leverandører vil den statlige enheten som foretar innkjøpet, selv måtte sette tekniske og merkantile krav til tjenesten. Dette vil sette nye krav til spesifisering og kunngjøring ved innkjøp av teletjenester også fra mindre enheter i staten. Disse tekniske kravene vil mange enheter hverken ha ressurser eller kompetanse til å kunne spesifisere. En statlig sektor vil ventelig måtte legge opp til et annet mønster for innkjøp av teletjenester og datakommunikasjon, for å kunne ta ut fordelene og møte kravene ved den forventede utviklingen.

Innkjøp av teletjenester i staten er i motsetning til datakommunikasjon, ofte delegert til det enkelte kontor eller enhet. Innkjøpene dekker i beste fall de samlede behovene innenfor en bygning. Behov som går ut over en bygning ser man sjelden. Dette gjelder både teletjenester og utstyr som telefonsentral og brukerutstyr. Enkelte etater utarbeider anbefalinger og retningslinjer for kjøp av utstyr, men den enkelte enhet står normalt temmelig fritt til å gjøre det endelige valget.

Rabatter knyttes gjerne til store volumer. Dagen innkjøpsmønster med mange små kjøp som bare dekker separate bygninger, er ikke spesielt godt tilpasset volumrabatter. Nye tjenester som en landsdekkende nummerplan for en etat, eller mulighet for flytting av sentralbordfunksjonen ved for eksempel vakter, forutsetter hussentraler som tilfredsstiller visse felles krav. Det meste av utstyret i staten tilfredsstiller neppe disse kravene. En effektiv måte å anskaffe slikt utstyr på, er at hvert kontor foretar sine innkjøp innenfor en rammeavtale for sektoren. Innkjøp av tjenester ved overføring av tale og data gjøres i dag normalt av to separate avdelinger innenfor en statlig enhet. Noen koordinering av innkjøpene ser man sjelden. Ved å koordinere behovet for overføring av tale og data, kan en sektor gå ut med anbud på et enda større trafikkvolum. Dette kan gi større rabatter enn separate innkjøp. Men en slik koordinering kan kreve en annen ansvarsfordeling enn hva mange sektorer har i dag, når det gjelder overføring av tale og data.

Ved å dekke behovene til de største enhetene innenfor en sektor med et sektornett, kan man oppnå reduksjoner av kostnadene til tellerskritt og datakommunikasjon for disse enhetene ut over Televerkets rabattavtale. Etablering av et sektornett for overføring av tale og data innenfor for eksempel finanssektoren, kan gjøres ved kjøp av kapasitet i linjer fra en leverandør.

*De største enhetene til en sektor er gjerne lokalisert til de største byene.

Denne typen bedriftsnett har gitt de største konsernene her i landet en vesentlig reduksjon av kostnadene ved overføring av tale og data. Dette skyldes ofte et svært markert mønster for tele- og datatrafikken innenfor et konsern. Et tilsvarende markert mønster kan ikke ventes i en brukerorientert statlig sektor. På grunn av et mindre volum kan det være lønnsomt for en sektor å leie kapasitet fra en leverandør fremfor å leie egne linjer fra Televerket. Dette skyldes i første rekke forskjellen i priser på lav- og høykapasitetslinjer fra Televerket. Leverandøren må selv ha leid høykapasitetslinjer fra Televerket. En leverandør vil også lettere kunne tilby en større sikkerhet ved sitt nettverk enn hva en sektor kan oppnå ved å leie en enkelt linje. Ved å utvide et sektornett til å omfatte overføring av både tale og data, vil de største enhetene ventelig kunne oppnå større kostnadsreduksjoner enn ved separate løsninger. En slik samordning kan også gjøre det lønnsomt å la sektornettet omfatte kontorer i småbyer. Krav til rask responstid ved overføring av data, kan gjøre en samordning av tale og data problematisk. Dette vil ventelig bli løst ved innføring av ISDN og ATM. Statlige kontorer er plassert rundt i landet, ofte for å dekke lokale behov hos befolkningen. Dette knytter en større andel av kostnader til lokalsamtaler, enn hva man ser innenfor et stort konsern, som er rettet mot produksjon.

Beregnet i forhold til de samlede kostnadene til telefoni innenfor en sektor, kan kostnadsreduksjonen ved innføring av et "sektornett" derfor bli beskjeden. Men kostnadsreduksjonen kan bli merkbar for de større enhetene som innlemmes i sektornettet. Lønnsomheten i sektornettet vil bli redusert når prisen på tellerskritt synker. Men lønnsomheten vil øke hvis Televerkets priser på linjeleie synker. Lønnsomheten vil øke sterkt hvis flere statlige sektorer gis adgang til å koordinere sine behov for sektornett. Leverandører forbereder ventelig tilbud som er rettet mot behovet for sektornett. En utbygging av sektornett må derfor være forberedt på raskt å kunne ta hensyn til endringer i markedet for teletjenester.

Bruk av mobiltelefon er ventelig en merkbar kostnad for flere etater. Bruken av mobiltelefon vil øke i staten, som en følge av at mange blir vant til å bruke mobiltelefon privat. Tegning av abonnement skjer i dag stort sett ved direktekjøp. Ved å sette ut det samlede behovet innenfor en sektor på anbud, vil sektoren kunne redusere kostnadene til bruk av mobiltelefon vesentlig. Det enkelte kontor vil da kunne foreta anskaffelse og tegne abonnement hos en leverandør som har rammeavtale med sektoren. Overføring av data ved mobiltelefoner begynner å bli et aktuelt alternativ til linjebasert overføring i enkelte situasjoner. Data-avdelingen bør derfor trekkes inn ved oppsett av krav til anbud på mobiltelefontjenester. Når flere områder innenfor telefoni åpnes for konkurranse, vil det være opp til den enkelte enhet å sette krav både til tekniske og økonomiske betingelser ved anbud på telefontjenester. Ytterst få enheter i staten synes å ha denne kompetansen. Telefontjenester vil neppe forbli unntatt fra Tjenestedirektivet. En statlig enhet med en årlig utgift til telefontjenester på 1.6 mill. kroner eller mer, vil da måtte annonsere og kjøpe inn sine teletjenester på linje med tjenester som i dag er omfattet av EØS-reglene. Dette vil føre til en omlegging av dagens praksis ved anskaffelse av teletjenester. Ved alternative leverandører er det opp til kunden å spesifisere tekniske og merkantile krav til tele- og datatjenester. Siden kjøp av telefontjenester er desentralisert, vil den enkelte enhet i staten måtte ha kompetanse og ressurser til å spesifisere kravene og vurdere tilbudene fra leverandørene. Det begrensede antall statstilsatte som har kompetanse på overføring av tale og data samt innkjøp, kan føre til at statlige kontorer får teletjenester som ikke dekker behovene, priser og leveringsvilkår som ikke er særlig gunstige og tvistemål for domstolene på grunn av at leverandører ikke anser at regelverket er fulgt under anskaffelses-prosessen. Det er derfor viktig at hver sektor bruker den kompetansen som de har på disse områdene, så effektivt som mulig. Den tilgjengelige kompetansen synes i dag å være knyttet til enkelte etater. Ved at teknisk kompetent personell får virke innenfor sektoren som helhet, kan sektoren oppnå en mer effektiv bruk av dette personalet. Bruk av eksklusive rammeavtaler som er basert på god oversikt over behovene innenfor sektoren, synes å være et godt redskap for å dekke den enkelte enhets behov for tjenester ved overføring av tale og data. Rammeavtaler kan også være et godt redskap for å realisere nye landsdekkende telefontjenester for en sektor. To teknikker gjør det umiddelbart aktuelt med en samordnet overføring av tale og data. Tradisjonell multipleksing av tale og data på 64Kb/s kanaler og ISDN.

Multipleksing gir en økonomisk fordelaktig overføring av tale og data ved at to samtaler og data kan overføres på en linje. Men talekvaliteten blir noe redusert. Svartiden kan blir lengre enn ved "Frame relay" tjenesten, som bare betjener overføring av data. ISDN teknologien gir leverandøren et teknisk grunnlag for å minimalisere sine kostnader ut til den enkelte bruker, samtidig som brukeren kan få en stor grad av fleksibilitet ved overføring av tale, data og bilde. Ved konkurranse vil leverandørenes kostnader blir mer direkte bestemmende for pris til brukergrupper. ISDN vil da gi et bedre grunnlag for rabatter enn tradisjonelle teknikker. Dette kan raskere bli mer utslagsgivende i distriktene enn i tettbygde strøk. Det er derfor viktig at statlige enheter i distriktene raskt tar i bruk ISDN teknologien, selv om dette ikke reduserer kostnadene i dag.

Innenfor enkelte operative enheter i staten burde det være et stort potensiale for kostnadsreduksjon og økt kvalitet ved å samordne bruk av tale og data i operative konsepter. Forsvaret har arbeidet med systemer for overføring av tale og data siden begynnelsen av sytti tallet. Men tilsvarende konsepter synes bare unntaksvis å være introdusert i andre deler staten. Kommersielle systemer som integrerer tale og data samt teknikker for å lagre tale, burde ha et stort potensiale også utenfor Forsvaret.

Rabatterte tjenester som dekker trafikk til mange brukere utenfor sektoren, vil ventelig gi den største kostnadsreduksjonen for en sektor. De fleste sektorer har inngått en avtale med Televerket, som gir i gjennomsnitt ca.13% rabatt på tellerskrittene. På grunn av trafikkmønsteret vil denne typen rabatter ventelig gi størst reduksjon av kostnadene ved teletjenester i staten. En prosentvis vesentlig større rabatt bør kunne forventes ved en eksklusiv avtale på mobiltelefontjenester.

Selv om pris på tellerskritt til private ventelig vil bli søkt holdt geografisk uavhengig, kan de rabatterte prisene til grupper av brukere bli geografisk betinget. På sikt kan det derfor være viktig at en sektor kjenner sin geografiske fordelingen av samlede kostnader til tellerskritt.

Bruk av eksklusive rammeavtaler innenfor en sektor kan bli et sentralt redskap for å kunne ta ut vesentlige reduksjoner av kostnadene, sikre kvaliteten på teletjenestene og sikre riktig prosedyre ved anskaffelse av tjenester som kan komme inn under EØS-reglene.

*************************************************************************
****** ****
Statens forvaltningstjeneste
Avdeling Kontraktsinngåelse og publisering Seksjon Statskjøp
Rådgiver: Per Kristian Lindberg
Postboks 8129 Dep.
65 N-0032 Oslo
Tlf.: +47 22 34 96
Faks: +47 22 34 95 96
X.400: G=per-kristian; S=lindberg; O=ft; P=dep; A=telemax; C=no
Internet: per-kristian.lindberg@ft.dep.telemax.no
*************************************************************************
****** ****

Artikkel automatisk generert, 12/09-94, kl. 15.06 cw@oslonett.no