1994: Fra fem fjær til fire labber

Ifølge kinesisk astrologi er vi på vei fra Hanens år over til Hundens år. Dette er gode nyheter for alle som lengter etter å gjøre en skikkelig jobb.

Alle vet hvordan Hanen er - selvopptatt til tusen. Kraftige farger, galer og hojer av full hals. Selvtilliten er større enn evnen til å gjøre alvor av alle planer. Maksimal innsats for minimal gevinst. I følge kineserne har Hanen en egen evne til å gjøre enkle ting komplisert.

Året vi holder på å forlate er altså Hanens år: Fargerik, brautende, turbulent. Masse skrål om nye produkter som skal frelse verden, men egentlig ingenting nytt. Som det står i min astrologihåndbok: "I Hanens år vil våre lommer ikke være tomme, men våre nerver kan bli ganske tynnslitte." Godt at 1993 snart er slutt. (1992 var Apens år og 1991 Fårets. Resten kan du tenke deg selv.)

Standhaftighet

Nei, la oss kaste blikket fremover og studere hva Hundens år vil bringe. Vi kjenner Hunden godt. Der Hanen står for turbulens, er Hunden fremfor alt symbolet for stabilitet og standhaftighet. Der Hanen er opptatt av de glinsende detaljer, ser Hunden helst det store bildet.

Og det er nettopp Hundens egenskaper vi behøver mest. Vi bør flytte oppmerksomheten fra nye og enda billigere produkter til hvordan vi kan dra nytte av det vi har. Tross alle våre datamaskiner og PC'er, har f.eks. forbruket av papir bare steget. Årsaken er ikke vanskelig å se: Vi har brukt IT til å understøtte de eksisterende rutiner, ikke til å forandre dem.

Dataindustrien har for vane å slite ut begreper i rasende fart. Hver gang en ny idé får fart på seg, kaster alle leverandører og konsulenter seg på vogna. "Det gjør vi óg!", skråler de i kor. Business Process Re-engineering eller BPR holder allerede på å bli et utslitt begrep. Det bør ikke skje fordi BPR dreier seg om noe svært vesentlig. Det handler om å flytte blikket fra funksjoner til prosesser (som heller burde kalles rutiner).

Går i dybden

Funksjoner er vertikale, de går i dybden, mot en stadig større detaljering. Regnskapsføring er en typisk funksjon. Slipper du en skokk økonomer løs, vil det ikke være måte på de fine oppstillinger som de kan trylle frem. Det er ikke uten grunn vi sier at en spesialist er en som vet stadig mer om stadig mindre, og som til slutt vet alt om ingenting. IT er selvfølgelig et glimrende verktøy for allslags dybdeboring.

Funksjoner kan skape effektivitet, men de skaper ikke sammenheng. Prosesser er derimot horisontale, de går på tvers. De starter, billedlig talt, i den ene enden av bedriften, f.eks. med at en bestilling ankommer, og slutter i den andre med at varene forlater fabrikken. (Eller vi kan utvide horisonten litt: Prosessen kan både starte og slutte hos kunden.)

Tverrgående

Ved å sette fokus på de tverrgående prosessene, kan vi være sikre på å kutte ned gjennomløpstidene. Hvorfor? Fordi hver gang vi analyserer prosessene i en bedrift, får vi øye på det samme: Ventetider. Mesteparten av den tid som går med til behandlingen av en sak (eller effektuering av en ordre) består av ventetider mellom funksjoner. Kommer saken først innenfor en funksjons grenser, er tiden det tar å gjøre jobben avhengig av hvor flinke og raske medarbeiderne er. Mens ved å hindre at saken blir stående i en utkurv eller på en pult, kan gjennomløpstiden forkortes med kanskje 80%.

Å tenke prosesser er å tenke køer. Køer kan være hensiktsmessig fra spesialistens synspunkt. Det er effektivt å samle opp et antall saker og arbeide med dem konsentrert. Enkelte leger kaller inn fem pasienter til hver hele time i kontortiden, ut fra tanken om at hvis han blir ferdig med en før den tilmålte tiden da vil han ha en annen å gå løs på. Dette er selvfølgelig gunstig for legen, men ikke for pasientene som kaster bort en time i venterommet. Legen får høy produktivitet, men totalt blir effektiviteten dårlig.

Å tenke prosesser, er å finne frem til køer og eliminere dem. Å stille saker i kø skaper ekstraarbeid. Det er ikke nok med at gjennomløpstiden blir lang, men det vil også resultere i en masse telefoner om hvor langt sakene er kommet og når et svar vil komme. Det mest effektive er å gjøre saken ferdig der og da - og det er i dag mulig ved hjelp av IT. Men det krever en ny prosess.

Vi har ett stort problem. Saken er den at vi har lang erfaring i å lage datasystemer som skal dekke behovet for de enkelte funksjoner, men foreløpig vet vi langt mindre om å utvikle systemer for å understøtte prosesser. Fordi funksjonene utføres relativt likt overalt, finnes det også et bredt tilbud på standardsystemer. Prosessene er organisert så forskjellig at det er vanskeligere (og mindre inntektsbringende) å skape ferdigløsninger. Summa summarum: Skal vi flytte blikket fra funksjon til prosess, må vi regne med å utvikle mer.

Mobil databehandling

Hundens år vil bringe økende oppmerksomhet på å utnytte de kostbare ressursene bedre, og de kostbare ressursene er selvfølgelig ikke maskiner, men mennesker. To teknologier som vil hjelpe oss i dette er bildebehandling og mobil databehandling. Bildebehandling fordi mye av de data som bedrifter og statsinstitusjoner arbeider med foreligger på papir (ihvertfall inntil videre) og det er ikke lønnsomt å taste dem inn i datamaskiner. Det er bedre å "avfotografere" dem, og vise dem på dataskjerm ved behov. Bildebehandling er etterhvert blitt så billig at det er et alternativ selv for mindre bedrifter.

Mobil databehandling er foreløpig bare i sin emning. En forløper har vi hatt i bl.a. dagligvarebransjens håndterminaler som selgerne bruker for å notere bestillinger. Den type anvendelser er uproblematiske fordi det utelukkende dreier seg om datainnsamling. Vi har ikke funnet ordentlig ut av hvordan vi skal håndtere en situasjon der hundrevis av medarbeidere, utstyrt med bærbare maskiner, ønsker å ha løpende kontakt med bedriftens viktigste databaser. Både teknisk og sikkerhetsmessig kan dette bli et mareritt, men prosessene blir vesentlig bedre enn om medarbeiderne må notere opplysninger ute i felten og sende inn lapper.

Hva kommer så etter Hunden? Ha! - Villsvinet. Men det skal jeg fortelle om en annen gang.

Artikkel automatisk generert, 30/09-94, kl. 15.12 cw@oslonett.no